Photo by Adobe Stock

ビジネスにおいては、「催促メール」を送る機会は意外に多いものです。例えば、契約書などの送付遅れ、納期の遅れ、入金の遅れ…など。一刻も早く対応してほしいとき、どのようなメールを送れば角を立てることなく、スムーズに対応してもらえるのでしょうか？『「仕事がしやすい」と言われる人のメール術』著者で、ビジネスメールの書き方に詳しい中川路亜紀さんに伺いました。

催促メールの基本的な考え方

ビジネスを進めるうえで、決められた期日を守るのは基本中の基本。仕事でやり取りしている相手が期日を守らない場合は、催促メールを送る必要があります。 ただ、催促メールを送る際にはいくつかのポイントがあります。以下の基本的な考え方を参考にしましょう。 ◆相手からメールが届いていないか、今一度確認を 催促メールを送る前に、本当に相手からメールが来ていないか、今一度確認しましょう。受信ボックスを検索し、迷惑フォルダなども必ずチェックを。実は思わぬ場所に格納されていた…ということは意外にあるものです。 また、相手と最後にやり取りしたメール内容も見ておくことをお勧めします。こちら側が期日を誤認しているかもしれませんし、相手が誤認するような書き方をしている可能性もゼロではないはずです。 ◆いきなり催促するのではなく、まずは状況を伺う どんなに困っていても、いきなり「遅れていますよ」「どうなっているんですか」と上から目線の責めるような書き方はしないこと。相手がなぜ期日に遅れているか、まだ状況がわからない段階だからです。単にうっかりしていたのかもしれないし、体調不良なのかもしれないし、急なトラブルが発生しているのかもしれません。 したがって、まずは相手の状況を伺うのが基本。「〇日までにお願いしていましたが、お送りいただいていますでしょうか？」「進捗状況はいかがでしょうか？」などと切り出すといいでしょう。 ◆期日を過ぎたらすぐに催促メールを出す 催促メールを出すタイミングに悩む人は多いようです。数日は待つべきだろうか、1週間ぐらいは待ったほうがいいだろうか…などという声を聞きますが、期日を過ぎたらすぐに送ったほうがいいでしょう。 相手がうっかりしている場合、早くプッシュしてもらえたほうがすぐリカバリーに動けるので、相手も助かります。「期日を1日過ぎたぐらいで催促すると気を悪くするだろうか」などと思う必要はありません。どうにもならなくなってから催促すると、相手が対応しきれなくなる恐れもあります。