一目でバレる、成果出せない人の「書き方」特徴6選、低い評価の原因!意外とやりがち、文章構造の矛盾
社会人教育の専門家として、「ビジネス数学」をテーマに研修を行うことが多々あります。その一環で研修後にレポートを提出いただくことがあるのですが、「仕事ができる人」と「できない人」で、レポートの“書き方”に驚くほど違いが現れるのです。 レポートを読んだだけで、書き手が高い成果を出しているかどうかがはっきりとわかります。これまでの経験上、90%は当てることができるでしょう。 では、私はどこを見てそれを判断しているかというと、書かれている内容そのものではなく、先ほどの事例でご紹介したような「構造」なのです。
■「塊」と「関係性」で構造をつくる 構造化されていない文章には次のような特徴があります。 ①大見出し、小見出しなどがない ②内容が要素分解されていない ③その要素の順序が論理的でない ④改行がされていない ⑤段落ごとに行を空けるといった配慮がない ⑥表現のルールに統一性がない あなたも仕事でメールを読む際に似たような感覚を持ったことがあるかもしれません。おそらくそのメールを読みにくいと感じたはずですが、その「読みにくい」には明確な理由が存在します。繰り返しですが、構造化されていないのです。
構造化されていない文章を書いてしまう理由は、構造化する思考に慣れていないからです。この記事の中だけで構造化する思考を論じることは不可能ですが、絶対に外せないポイントだけお伝えすると2点あります。 ・いくつの塊(要素)があるのかを明らかにする ・それらの塊がどんな関係で繋がるのかを明らかにする メールやレポートなどを書く際には、文章の全体はいくつかの塊(要素)で成り立っていると捉え、その関係性を明確にしてください。実は、それだけで構造化されていない文章の6つの特徴のうち、⑥以外はすべてクリアできます。
本来、構造化とはかつて私たちが学んだ数学で培われる能力です。たとえば次の数式は表面的には異なりますが、構造上は同じものです。 100X+100Y=100 X+Y=1 少しばかりトリッキーな例を挙げるなら、数学の世界では、穴の空いたドーナツとマグカップは、構造上、同じであると解釈します。この2つの事例に共通するのは、「同じ構造」という視点です。 数学の証明は、まさに言語を使って論理的に説明するお手本です。もし可能であれば、数学の教科書や参考書を開いてみてください。先ほどの6つの特徴とは真逆の表現、つまり構造化された文章がそこに綴られているはずです。