〈電子帳簿等保存法の超キホン〉店の領収書や請求書、紙で受け取ったが…電子データで保存する「スキャナ保存」のやり方【税理士が解説】

2024年1月1日以降、電子取引のデータ保存が本格義務化されました。ここでは、紙で受け取った取引関係書類の扱いについて解説します。※本連載は、中島典子氏監修のムック『これだけ知っておけばOK!　電子帳簿保存法がわかる本』（宝島社）より一部を抜粋・再編集したものです。 【早見表】年収別「会社員の手取り額」

スキャナ保存=「紙を電子データにして保存」

スキャナ保存は、紙で受け取った取引関係書類を電子化して保存する際の区分です。具体的には、手土産や備品を購入したときに受け取ったレシート、飲食店で受け取った領収書、郵送で送られてきた請求書などを電子データで保存するとき、スキャンをしたり、スマホのカメラで撮影をして電子化して保存します。 スキャンして保存するだけなので、簡単そうに見えますが、下記の図表3のとおり、スキャナ保存には守らなくてはいけないルールがたくさんあります。なかには、スキャンをする際に、書類の改ざんを防止するタイムスタンプの付与を義務づけていたり、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う……など、簡単には導入できないルールも。 ルールは年々緩和してきていますが、今のところ、独自のシステムを使って書類を保存したり、スキャナ保存に対応した有料の会計システムを導入している会社以外は、対応が難しいと言われています。 また、保存をする取引関係書類を、物やお金の取引に直接関係する重要書類と、それ以外である一般書類で分けており、それぞれ保存のルールが異なります。 どうしてスキャナ保存だけ、これほど厳しいルールが設けられているのでしょうか。それは、スキャンをした書類を廃棄してしまって、あとからスキャンミスが見つかったら取り返しがつかないことになるからです。 電子データ化した書類の文字が読めない、画像が切れていた……というミスが発覚しても、原本を捨ててしまっていてはどうすることもできません。スキャナ保存はルールが厳しいこと、そしてスキャナ保存をする際は特に慎重に、ということをしっかり覚えておきましょう。