「ちょっとお電話よろしいでしょうか？」と一言SMSで送ってさっさと電話したほうが、お互いの認識のズレをその場で解消し、早く進められる（写真はイメージです）　Photo:PIXTA

　今やチャットやメールは、情報を伝える手段として欠かせないものになっています。しかし、こうしたテキストベースのやり取りに過度に依存すると、かえって情報が混乱し、業務効率を落としてしまうこともあります。皆さんは、“必要以上”にチャットやメールのやり取りに時間を費やしていませんか？　本記事では、ストレスなく効率的に伝えるための方法を紹介します。※本稿は、戦略コンサルタントでデータサイエンティストの山本大平氏の著書『消耗せずに成果が出る「情報の捨て方」』（三笠書房）の一部を抜粋・編集したものです。 【この記事の画像を見る】 ●　「チャット」を捨てる 「テキストベース」の情報伝達に頼りすぎない 　皆さんは、毎日大量のチャットやメールのやり取りに圧迫されていませんか？ 　一日を振り返ってみると、チャットやメールでのやり取りがあふれ、気づけば数十通のメッセージに対応しているということがあるのではないでしょうか。テキストでのやり取りは便利ですが、回数が増えすぎると、逆に情報の流れが滞って仕事が遅くなることだってしばしば。例えば、 　「お疲れ様です、明日の会議に使えそうな資料のデータを送っていただけますか？」 →「どんなデータだよ、何の目的の資料だよ……」 　「この問題、どうすればいいでしょうか？」 →「どの問題だよ、なんで俺に聞くんだよ……」 　「田中部長、会議室の予約が済みましたが、さらに人が増えたりしますか？」 →「それ、先に聞いてくれよ……」 　こういったメッセージが、あなたのチャットの中で埋もれていませんか？ 　いくら便利でも要領を得ないメッセージをされては逆に迷惑。しかし、チャットのみで要領よくコミュニケーションを取るのはじつは難しいものです。では、どうすればいいのでしょうか？

　答えはシンプル。チャットではなく「口頭」で話せばいいのです。生まれたばかりの赤ん坊を見ればわかる通り、人間は口頭でのコミュニケーションがDNAレベルで自然なものです。 　上記の事例の場合、たとえば、隣のフロアに行って、一言声をかければ時間にしてわずか10秒で済むことも、テキストにすれば、打ち始めから送信までに数分もかかってしまいます。さらに、消したり書いたりまた消したり、「お疲れ様です」「どうぞよろしくお願いします」などと、丁寧さを気にするあまり、無駄に時間がかかることも。 　上記の例のようにラリーが続く案件であれば、メッセージは即時に伝わる「口頭」のほうが断然ラクです。わざわざテキストで説明すると非効率だったり、お互いの温度感やテンションが伝わりづらかったりと、「テキストだけ」の選択は何かとマイナス要因をはらんでいるのです。 ●　「電話」で スピーディに済ませる 　社外とのやり取りでは、チャットやメールではなく「電話」が優れた情報伝達手段となる場面が多々あります。 　新しい案件を進める際に、「なぜそのやり方で進めるのか」、「具体的にどのような進め方をするのか」、「それぞれいつまでに」、「以上、佐藤さんのご意向をお伺いできれば」……などと何往復もの情報のラリーを、テキストだけでやり取りするなど正気の沙汰ではありません。 　テキストで長々とやり取りをするよりも、「ちょっとお電話よろしいでしょうか？」と一言SMS（ショート・メッセージ・サービス）で送ってさっさと電話したほうが、お互いの認識のズレをその場で解消し、早く進められます。 　チャットで悩んでいる方は、メールやチャットで延々とラリーを続けるべき内容かどうか、手段から一度見直してみてください。例えば、Yes/Noだけで済む連絡はテキスト、込み入った話（WHY、HOW系）は電話にすると決めちゃいましょう。 　最近では、何事もスラック（ビジネス用のメッセージアプリ）で済ませようとする人がいるようですが、「スラック君」ほど炎上しがち。そして炎上したら、むしろタイパが悪いのは言うまでもありません。