ムダなタスクの大掃除はいまがチャンス！年末の繁忙期を乗り切る「業務効率化」テクニック

年末はビジネスにおいて特に忙しい時期です。いまから忙しさを感じている方も多いのではないでしょうか。そんな年末を乗り切るために、いまがタスクを整理するチャンスです。 時間がないときこそ、本気でタスクの優先順位を考えざるをえません。成果が出ないタスクや習慣的に行なっている無意味な業務を見直すことで、効率を大幅に改善できます。 今回は、年末の繁忙期に向けて、不要なタスクの削減に重点を置いた、業務効率化の具体的な方法をご紹介します。

1. 当たり前の習慣を『大胆』に大掃除する

まず、これまでの業務を振り返り、不要なタスクを洗い出しましょう。 何気なく行なっている業務の中には、実は成果が出ていないものや、単なる習慣で続けているだけのタスクが潜んでいます。 例えば、毎年の手書き年賀状。これは本当に必要でしょうか？私は、5年前から公私ともに年賀状を出すことをやめました。仕事の年賀状は300通。数週間かけての一大イベントでしたが、思い切ってなくしてみたのです。 すると研修事業にまったく影響はなく、それどころか年賀状をやめてからの方が、研修の回数が増え、事業にも好影響が出ています。その時間を研修に充てられたことも要因の一つです。 今では当たり前だった年末年始の挨拶もやめましたが、事業は伸び続けています。絶対に必要だと思っていた習慣も、実は成果を出すポイントではなかったのです。 定例会議や報告書の作成など、実際には成果に結びついていない業務はありませんか？ 年末年始には提出する資料が増えがちです。提出自体は避けられなくても、作成にかける時間は減らせるはず。 過去の資料（昨年の年末年始に提出した資料など）を流用する方法も検討してみましょう。私は「資料作成をイチから作らない」と決めています。 過去の資料をベースに修正するスタイルです。クレームになったことはなく、むしろ「いつも早く提出してくれてありがとう」と感謝されることが多いです。 あなたにも、「なくせないと思われるタスク」があるでしょう。 その場合は、 ・タスクそのものをなくす ・タスクがなくせない場合は、作業を効率化する この2点で見直してみましょう。 まずは年内に必要な業務をリストアップし、実際の成果との関連を評価します。成果に影響しない業務は、思い切って削減を検討しましょう。 クローゼットの洋服と一緒です。大胆にズバッと捨てないと、クローゼットに新しい洋服は入りません。