社内での「聞いてない!」はなぜ起きるのか…上司と部下が「天の川の織姫と彦星状態」になる根本原因
■報告を受けたら「まず感謝」 報告を受けたら、まず感謝しましょう。 疑問を感じる内容であったとしても、まずは「報告してくれてありがとう」と伝える。そしてそこから状況を把握しつつ、マネージャーとして自分ができることは何か、自分に何を期待しているかを、相手との対話を通じて合意形成していく。 トラブルの報告を聞くのは嫌なものですが、報告を上げる側も苦しんでいます。 伝えれば叱責されるかもしれないのを承知の上で、それでもやはり言わなければいけないと覚悟を決めて報告をしている。その思いをくんで、まずはねぎらいの一言をかけましょう。 報告にはまず感謝やねぎらいを示す。それによって、メンバーは「問題が起きたときには、早く報告したほうがいい」「このマネージャーは話を聞いてくれる。日頃からコミュニケーションをとろうかしら」と感じるようになっていきます。 ■報告を上げるプロセスに問題がある 報告を受けた際の対応は以上になりますが、それに加えて「なぜ報告が遅れるのか」も考えてみましょう。 同じ問題が繰り返されているのであれば、報告を上げるプロセスに問題があるのかもしれません。 例えば、マネージャーやリーダーがいつも忙しくて、席を外しているときが多い職場もあります。 そのような環境では、メンバーが報告のタイミングをはかるのが難しいかもしれません。
■「いま忙しいから後にしてもらえる?」はNG 何かを伝えようとしても、マネージャーに「いま忙しいから後にしてもらえる?」と言われてしまう。「そのくらい自分で判断して」と突き放されることもある。毎日そのようなやりとりが続いていたら、やがてメンバーは「こんな小さな話で手間をとらせたら申し訳ないな」と考えるようになっていくでしょう。 「報告しにくい環境」ができてしまっているのなら、それを見直す必要があります。 マネージャーやリーダー、メンバーがフラットに報告・連絡・相談をできるように、業務プロセスの改善をはかりましょう。 ■報告の時間を設ける その1つに、「報告の時間を設ける」方法があります。毎日何時から何時までを、報告を受ける時間として設定します。その時間は、マネージャーやリーダーは声をかけられたら作業の手を止めて報告を聞く。周囲に「話しかけにくい」と思われているのなら、その壁を取り除くのです。 壁のない時間をつくり、フラットに話しかけられる環境を用意する。それによって報告のハードルが下がります。