【毎日書評】なんとなくやっている「残念な会議」を「価値を生む会議」に変えるには？

『結果を出す組織は、どんな会議をしているのか？』（相原秀哉 著、フォレスト出版）の著者は、前職のIBM在籍時から、業務改善のコンサルティングを生業としているという人物。独立後の現在に至るまで、業界や規模を問わず多くの企業で3,000以上の会議に出席してきたのだそうです。 当然ながら、そのなかには「しっかりと価値を生む会議」もあれば、「価値を生むことができなかった会議」もあったといいます。興味深いのは、そうしたさまざまな会議を体験してきた結果、「会議はチームスポーツと同じ」であるという結論に至ったという点です。 参加者個人のスキルに頼るのではなく、会議を成功に導く方法を理解し、実践することによって勝率を上げる、すなわち会議の目的を達成して成果を出す確率を上げることができるのです。（「はじめに」より） 各人がバラバラに動いているだけでは、組織全体の成果は個々人の成果の総和にしかなりえないはず。つまり、それは「足し算」です。しかし、人が集まって会議をし、そこで出た知恵をもとにしながらうまく動けるようになれば、成果は何倍にもなります。こちらは「かけ算」。 つまり端的にいえば、「かけ算」の会議を実践することが望ましいのでしょう。 とはいえ会議をしたとしても、やり方が適切でなければ望んでいたような成果は得られないかもしれません。それどころか、ひどい場合はマイナスの結果になってしまうことも考えられます。 つまりはそれほど、“会議で成果を上げられるか否か”は組織全体の業務に大きな影響を与えるということ。そこで本書において著者は、これまで重ねてきた経験を軸としながら、「残念な会議」を「価値を生む会議」へと変貌させるための方法を体系的に、そして詳細に解説しているのです。 きょうはそんな本書のなかから、第1章「始まる前に半分終わらせておく」に焦点を当ててみることにしましょう。

準備段階で会議を成功に導く

前述のとおり多くの会議に参加するなかで、「準備不足の会議があまりにも多い」と感じてきたという著者は、「準備段階で会議を成功に導く算段を練っておく」ことの重要性を強調しています。 「会議をどう成功へと導くのか」を事前に考え抜き、入念に準備をしておけば、会議の開始時から実のある議論に集中することが可能。そのため、求められる成果を上げることができるというわけです。 スポーツの世界では、プロフェッショナルはもちろんアマチュアであっても、ある程度レベルの高いチーム、個人は、試合に勝つために事前に作戦を立てたり、コンディションを整えたりして入念に準備をして臨むことが当たり前になっています。 会社で働くビジネスパーソン、いわば「ビジネスのプロフェッショナル」も会議という重要な意思決定の場に臨む際は、成果を上げるために準備をしておくことは当たり前である、という感覚を持ちたいものです。（18ページより） いわばこれこそが、会議に際してまず意識しておきたいこと。すなわちスタートラインです。（16ページより）