Dropboxの自動フォルダ機能で作業効率アップ！ ファイル名の付与を自動化するやり方【今日のワークハック】

ファイルの移行、削除、名前の変更など、ファイル管理はめんどくさいものです。 しかし、Dropboxを使えば、このような手動でやっている作業の一部を自動化できます。 Dropboxの自動フォルダ機能で作業効率アップ！ ファイル名の付与を自動化するやり方【今日のワークハック】 たとえば、特定のフォルダに入れた画像はすべて、同じファイル形式に変換し、同じ規則にしたがって名前を付けることができます。 今回はDropboxの自動フォルダの使い方をご紹介しましょう。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 Dropboxで普段からデータ管理をしている人Dropboxのファイル管理を煩わしく思っている人

今日のワークハック：自動フォルダの作成で手作業をなくす

自動フォルダを作成したい階層に行き、「作成」のところで「自動フォルダ」を選択してください。 すると、フォルダを自動化する7～8の方法が表示されます（有料プランの場合のみファイルのタグ付けができます）。 好きな自動化オプションをクリックすると、プレビューが表示され、そこでさらにオプションを選択。 たとえば、「オーディオファイルの変換後のファイル形式を選択」を選ぶと、変換したいファイル形式を選ぶことになります。自動化のどの選択肢を選んでも、すべてのサブフォルダに同じルールを適用するかどうか決めることができます。

ファイルの整理に使える自動化機能

「ファイルをどのカテゴリーで並べ替えるかを選択」や「ファイル名の変更ルールを設定する」のオプションにも注目。 「ファイルをどのカテゴリーで並べ替えるかを選択」は、日付、名前、サイズ、拡張子に基づいて、ファイルを自動的にサブフォルダに入れることができます。 「ファイル名の変更ルールを設定する」は、ファイル内のキーワード、アップロードされた日付、写真の場合は撮影に使用したカメラの型番など、特定の条件に基づいて、決まった方法でファイル名が変更されます。 したがって、たとえばスマホの写真と動画すべてを、撮影した月や年に基づいて、その名前のフォルダに分類できるわけです。

自動化を組みわせて使う

自動化を組み合わせて使うこともできます。「ステップを追加」ボタンをクリックすれば、新しい自動化を追加可能。 たとえば、ファイルをPDFに変換して、それから自動的に名前を変更したり、サブフォルダで分類したりすることもできます。また、Dropboxでまた使いたくなりそうな自動化は、テンプレートとして保存することも可能。 「保存」をクリックすると、自動化が保存され、適用されます。直接アップロードしても、他のデバイスと同期してでも、そのフォルダにファイルが入ると、指定したルールで自動化が適用されるようになります。 今日のワークハック記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。