Googleフォームは無料のGoogleアカウントや、会社・組織向けのGoogle Workspaceで使える機能の1つだ。

会社の懇親会など、イベントの幹事をしているとき、めんどうな作業のひとつが出欠確認だ。 【全画像をみる】今さら聞けない「Googleフォーム」の使い方。内容を回答者にメール送信するには？ 直接メールでやりとりして、うっかり見落としなどミスがあると大変。人数が多いと管理の難易度も上がってくる。 そこでオススメなのがGoogleフォームを使った出欠確認だ。

テンプレートから作成がラク

Googleフォームは、イベントの出欠確認やアンケートなど、不特定多数の人に応えてもらう作業に最適なサービスだ。 必要な入力項目など自由に設定可能だが、一から作成するのは手間がかかるので、イベントの出欠確認利用する際は、個人用のテンプレートとして用意されている「イベント出欠確認」を使うのがオススメだ。 「イベント出欠確認」のテンプレートには、イベント名と問い合わせ先の例が記載されているほか、「参加の可否」と「名前」、「イベントをどこで知ったか」、「コメント」の入力項目が用意されている。

項目の削除や追加、入れ替えも可能

これにあわせて、「メールアドレス」などほかに必要な質問があれば追加し、不要な質問があれば、ゴミ箱アイコンをクリックして削除していけばいい。 質問を追加指定場合は、画面右側にある「＋」ボタンをクリック。 回答方法は「記述式」や「チェックボタン」などが用意されているので、質問の内容に合わせてカスタマイズしていこう。 質問の順番を入れ替えたい場合は、その質問のブロック上部にある6つの点が集まったアイコンをドラッグ＆ドロップすると動かせる。

回答内容のコピーの送信を許可しよう

質問が完成すれば、画面右上の「送信」をクリック。 ここからメールアドレスを入力して送る方法もあるが、大人数に送りたいのであれば「送信方法」にある「リンクタブ」で、URLとしてリンクをコピーし、別途メールやSNSのメッセンジャーで送るほうが早い。 なお、送信する前に「設定」タブで「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」もしくは「常に表示」にしておくのがオススメ。 回答者はイベント開催まで期間が空くと、出欠確認の登録をしたかどうか忘れてしまいがちだ。 回答したか忘れてしまっても、「回答のコピーを回答者に送信」にしておくと、回答した内容が回答者のメールアドレス宛に送られているので、回答者自身が内容を確認できるようになる。