たった一言添えるだけで相手の反応が変わる…仕事の速い人がよく使う「依頼メール」の万能フレーズ
■「必要のないメール」は読まなくていい 自分なりのルールを持つ ずるい人は、メール1通にかかる処理時間によって、対応を変えています。 メールを処理する自分なりのルールを持っていて、場面や状況に応じて、判断しているのです。 そのためここでは「自分なりの処理ルール」を一緒に作っていきましょう。 メールの処理時間と種類を確認する まずは、自分の基本能力を調べます。 メールの処理にかかる時間は、人それぞれです。 同じ内容であっても、新入社員とベテラン社員では、かかる時間が異なります。 あなたは通常、1通につき、どのくらいの時間をかけて処理していますか。 仕事の合間に、「自分のメール処理スピード」を測ってみましょう。 次に、メールの種類とあなたの状況ごとに、どんな対応をしているのか、自分の傾向を考えてみましょう。 以下は、一般的な傾向をまとめたものです。 どうですか。主に「必要性」と「忙しさ」によって、読み方を微妙に変えていることに気づいたかと思います。 もし上の表のように、迷惑メールは常に無視していることに気づいたなら、迷惑メールフィルターを使って、不要なメールが目に触れないように設定します。 メルマガや営業メールも同様に、不要なら解除するか、フィルターを使って振り分けをしましょう。 仕事にいらないメールを視界に入れる必要はありません。 ■「3分の壁」を意識して優先順位をつける 実際にやってみよう! さて、ここまできたあなたは、ついに「自分なりの処理ルール」を作る段階に来ています。 メールの処理は主に「①読むだけ」「②読んで返信する」の2つに分けられます。どんな基準でその判断をするのか、自分なりのルールを決めましょう。 全てのメールを順番に読んでいたら、すぐに処理が必要なメールまで、なかなかたどり着きません。そのため自分なりのルールを作って、後回しにするメールと、すぐに処理するメールを決めるのです。参考までに、私の処理のパターンを紹介します。 ---------- ①読むだけ 5秒以内で「読まない」と判断する 1分程度の時間をかけて流し読みをする 3分未満で熟読する 3分以上かけて熟読する(★フラグをつけて後回し) ②読んで返信する 3分未満で返信できるならすぐに対応 3分以上かかるなら後で返信する(★フラグをつけて後回し) ---------- 3分で何ができる? ずるい人は、処理に3分以上かかるメール以外は、読んだらすぐに対応しています。後回しにはしません。 3分あれば、会議の日程連絡を受けて、カレンダーに予定を転記するところまでできます。 アポイントメントの依頼も、カレンダーを確認して空き日程を返信する――ここまで、3分もあれば対応できるでしょう。 簡単なメールを優先的に処理することは、仕事の効率化にもつながるのです。 ---------- POINT 1.メールを分類して処理のパターンを決める 2.必要のないメールは読まない 3.3分の壁を意識して処理をする ---------- ---------- 平野 友朗(ひらの・ともあき) 日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表 実践塾シェアクラブ主宰。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立。認定講師を養成し、ビジネスメールの教育者を日本全国に送り出している。さらに「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。著書に『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)、『なぜかうまくいく人の頭のいい時間割』(三笠書房)、『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』(サンクチュアリ出版)などがある。 ----------
日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表 平野 友朗