たった一言添えるだけで相手の反応が変わる…仕事の速い人がよく使う「依頼メール」の万能フレーズ
■こんな「言い回し」では断られて当然 気遣いの気持ちで目的が見えにくくなる メールで何かしてほしいことを伝えるとき、次のような言い回しをしていませんか。 「ご協力いただけませんでしょうか」 「ご確認いただけませんか」 相手に対する気遣いの気持ちから、こういった言い回しを使いたくなる気持ちは、よく分かります。 しかしこうした言い回しは、決定権を相手に与えてしまっている面もあるため、場合によってはそのパワーバランスを利用される可能性があります。 あなたにそんな意図がなくても「するか、しないかは、こちら次第」と勘違いした相手が、こちらの思った通りに動いてくれなければ、「何かをしてもらう」というメールの目的は達成できません。 相手を「動かす」言葉の使い方 相手に委ねた言い回しの背景には、相手への配慮があります。もちろん、心を配ることは大切です。人間関係に不可欠なことでもあります。 ただ、そのような相手任せのコミュニケーションで、本当に相手を動かせるでしょうか。 ずるい人は「相手に委ねるような言い回し」と「強い意志を込めた言い回し」を場面によって使い分けています。 ---------- ・相手に任せてもいい場面 返信するかどうかを、相手が決める用件(自分に余裕があるとき、無理なお願いをするとき、など) ・相手に任せてはいけない場面 相手が返信しなければならない用件(自分が急いでいるとき、相手に非があるとき、主導権を握りたいときなど) ---------- ■依頼メールの「三段階フレーズ」で相手を動かす 今すぐ使える! フレーズ集 相手に動いてほしいときは、場面に応じて言葉を変えます。それによってこちらの真剣さが伝わったり、切迫感を演出したりすることができます。 「緊急ですのでお急ぎください」と「お手すきの際にご返信ください」では、相手の受けとる印象が大きく異なります。 どの程度の圧をかけるか、三段階でフレーズを下にまとめました。依頼の場面で活用してください。 たった一言加えるだけで、効果的なメールに変わる 相手に委ねる、委ねない、強い意志を込める、どれが正解かは、時と場合によります。その都度、判断が必要です。 営業職ならば「お決めください」「ご決断ください」という言葉をベースに、次のような言葉を足して、調整するといいでしょう。 「早急にご決断いただけますようお願いいたします」 「可能な限り早く、お決めいただけますようお願い申し上げます」 ---------- POINT 1.配慮だけでは相手が動かないこともある 2.時と場合によって、言葉のバリエーションを使い分ける 3.決断を促すことは悪いことではない ----------