タイムマッピングで生産性を向上させる方法

タイムマッピングは、そもそも個人的なものなので、標準的なやり方というものはありません。目標や性格、状況は、人によってさまざまです。ある人にはベストな方法でも、別の人にとっては使い勝手がよくないかもしれません。 タイムマッピングの一般的な作成ガイドラインを紹介しますので、ご自身の状況に合わせてカスタマイズしてみましょう。 ステップ1. 時間の使い方を振り返る タイムマッピングを作成する前に、次のことを考えてみましょう。 「何のためにタイムマッピングが必要？ 目的は？」 タイムマッピングを生かすうえで、これらは重要なポイントなので、できる限り正確に答えるようにしてください。 まずは、普通の日にどんな時間の使い方をしているか思い出してください。現状には満足していますか。そうでないなら、どんなところを改善したいと思いますか？ あなたに特化したタイムマッピングなので、自分の性格や生産性のピーク時、習慣なども考慮してください。夜型の人なら、優先度の高いタスクを夜に持ってくることで最大限の生産性を確保する、というように。 ライフスタイルを俯瞰、改善点を書き出し、タイムマッピングで達成したいことが明確になったところで、次のステップに進みましょう。 ステップ2. ToDoリストをつくる 決められた時間内でやりたいことをリストアップします。 はじめのうちは、1週間などと短めの間隔にするほうがいいでしょう。そのほうが、現実的な目標で、過密スケジュールになってしまうのを避けられるからです。 一週間のアクティビティをリストアップするとき、仕事や趣味、健康、家族など、分野ごとに分けてください。分野別にすることで、それぞれのタスクが管理しやすくなります。 ただし、あまりやり過ぎないように。分野は3～5個くらいまでにして、ごちゃごちゃにならないように注意しましょう。 ステップ3. アクティビティを色分けする タイムマッピングをちょっと楽しくしてみましょう。タイムマッピングの分野を色分けするのがおすすめです。ちょっと楽しくもなるし、視覚的に見やすくなります。 色分けは、ランダムな色ではなく、感情に合わせた色分けを使ってみましょう。 緑は自然や豊かさを表すので、私のClockify（時間管理アプリ）では、健康分野を緑で色分けしています。 ステップ4. タスクに優先順位をつける 一週間のタスクをリストアップしてみると、全部を終わらせる時間はないことに気づきます。そこで優先順位をつけることが大事になってきます。 うまく優先順位がつけられない？ では、アイゼンハワー・マトリクスを活用してみましょう。 アイゼンハワー・マトリクスでは、タスクをそれぞれの重要度と緊急度に基づいて4つの「象限」 に分類します。もっとも重要で緊急度の高いタスクは最優先にし、逆に重要度が低くて急ぎでもないものは後回しにするか、ほかの人に割り当てるか、止めてしまいます。 ステップ5. タイムブロックを作成 タスクの優先順位をつけ終わったら、次にタイムブロックをします。以下の方法で、カレンダーでタイムブロックしてください。 最優先タスクをタイムブロック。 次に、会議をタイムブロック。 ここでまだ時間枠が残っていれば、そのほかの重要なタスクやプロジェクトをタイムブロックします。 簡単なように見えますが、最初のうちは、うまく行かないこともあるかもしれません。ご心配なく。続けているうちにだんだん慣れてきます。 よくある失敗を避けて早く慣れるためのコツをいくつか紹介します。 予定にはなかった電話や避けられない邪魔が入ることを見越して、タイムブロックには余裕を持たせる。 習慣的なタスク（朝食、朝のジョギング、夕食など） には、決まった時間を取っておく。 会議は、一日に散らばっていると生産性が落ちるので、可能な限りまとまった時間ブロックに。 休憩時間もタイムブロック。 突然の事態に対処できるように、空白のタイムブロックも確保。 ステップ6. 見直し、改良し続ける タイムマッピングができあがったら、見直しを。 思い描いている一週間の過ごし方になっていますか？ そうでなければ、改良しましょう。 たとえば、難しい仕事が月火に集中していて逆に水曜には余裕があるようなら、少し水曜に移動させてバランスをとるなど。 最初に決めたタイムマッピングは不変的なものではないので、自由に調整していってください。ただし、週なかでの調整はその週をボツにしてしまうので、調整するなら週がはじまる前に行ないましょう。 タイムマッピングを使ってみて、使い勝手を評価しましょう。次のことを考えてみてください。 「計画通りにできたか？」「生産性は上がったか？」「改善するべき点は？」 これらフィードバックにもとづいて、次のタイムマッピングに変更を加えてください。