生産性を高める1-3-5ルールの実践法

それでは、この1-3-5ルールの実践方法を見ていきましょう。 1. タスクをリストアップ まず毎日1日のはじめにToDoリストを作成し、今日どうしても片づけるべきものを抜き出すことからはじめましょう（緊急度と重要度でタスクの優先順位をつけるアイゼンハワー・マトリックスの知識の出番です)。 2.「1-3-5」に仕分ける そのグループから、大きなタスクを1つ、中ぐらいのタスクを3つ、小さなタスクを5つ特定します。それがその日のToDoリストになります。 1日ですべてを片付けることはできませんし、片付けるつもりもないことを前もって認識することで、明日に先延ばしするタスクがあってもストレスを感じずに、今日できること、やるべきことに集中できます。 3. タスクごとに時間を設定する 次に、各タスクの時間をカレンダーに記入しましょう。その際は、タイムボックスを使うか、すべてのことに必要だと思われる時間よりほんの少し少なめの時間を充てるようにしましょう。 これはパーキンソンの法則（何をするにも時間をかけすぎると時間を浪費してしまうという考え方）にも従っています。 4. まずは大きなタスクから 一日のスケジュールを決めたら、大きなタスクからはじめましょう。 「カエルを食べる（難しいことからやる）」と言われるように、真っ先に大きなタスクに着手すれば、そのタスクを完了すると達成感が得られ、中ぐらいのタスクや小さなタスクを遂行する推進力となります。 さらに、重要なタスクにはもっとも時間とリソースがかかって当然なので、最初にそれを片付けることで、そのための時間とリソースを確保できます。 最後に、柔軟な姿勢を保つことが大切です。想定外の仕事や義務が発生することはよくあることで、1-3-5の枠組みに分類しにくいこともあります。 また、その日のタスクが1つも終わらないこともあるでしょう。そんなときは、自分を責めたり、厳格になることは得策ではありません。 むしろ、やるべきことの多さに圧倒されることなく、優先順位をつけて、毎日それなりの量をこなせるようにすることが肝心です。 やり残したことがあれば、次の日にまたToDoリストに入れて、前向きにやっていきましょう。