Googleドライブを使いこなす。仕事に差がつく「効率化」テクニック5選【今日のワークハック】

Googleドライブには、ファイルの整理、共有、アクセスをこれまで以上に簡単にする便利な機能が満載です。 Googleドライブを使いこなす。仕事に差がつく「効率化」テクニック5選【今日のワークハック】 しかし、その中でもいくつかの機能は見過ごされがちです。 そこで、重要なファイルをブックマークする方法からオフラインでアクセスする方法まで、仕事効率を向上させる5つのGoogleドライブ活用術をご紹介します。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 Googleドライブをさらに活用したい人 Googleドライブをこれから活用したい人

今日のワークハック：Googleドライブで仕事を効率化する

1. 重要なファイルやフォルダにスターを付ける Googleドライブで、ファイルやフォルダが多いと探すのが大変です。 しかし、特定のファイルやフォルダに頻繁にアクセスする必要がある場合は、それらに「スター」を付けることで、すばやくアクセスできるようになります。 Googleドライブでファイルやフォルダにスターを付けるには、ただ右クリックして、「整理」>「スターを付ける」を選択するだけです。 2. 高度な検索を使ってファイルを見つける Googleドライブでファイルやフォルダをより速く正確に見つけるには、検索ボックスの横にある「高度な検索」オプションを使用しましょう。 これを使うことで、ファイルの種類、所有者、場所、さらには最終更新日などで結果を絞り込むことができます。 さらに、GoogleドライブはGmailと同様に、ブール演算子にも対応しています。 「to:」、「from:」、「type:」、「AND」、「OR」、「owner:」、「before:」、「title:」などのコマンドを使うことで、検索を絞り込み、ファイルをより速く見つけることができます。 たとえば、Googleドライブの検索で「type:pdf owner:自分 before:2023」と入力すると、2023年より前に作成されたPDFファイルをすべて見つけられます。 3. ファイルのオフラインアクセスを設定する インターネットがない場合に備えて、Googleドライブのファイルにオフラインアクセスを設定してみましょう。 インターネット接続がなくても、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを表示したり編集したりすることができます。 変更を加えた内容は、インターネットに再接続すると自動的に同期されます。 オフラインアクセスを有効にするには、Googleドライブの設定メニューに移動し、「オフライン」セクションの下にあるチェックボックスをオンにしてください。 4. Save to Goolge Driveの拡張機能をインストールする インターネットからファイルを頻繁にダウンロードしてGoogleドライブに再アップロードする場合は、「Save to Google Drive」のブラウザ拡張機能が便利です。 ドキュメント、画像、動画、さらにはウェブページ全体を直接Googleドライブに保存することができます。 5. GoogleドライブのファイルをGmail以外のアカウントと共有する GoogleドライブのファイルをGmailユーザーと共有するのは簡単ですが、Googleアカウントを持っていない人とも共有できることをご存じですか？ 共有したいファイルやフォルダを右クリックして、「共有」>「共有」を選択する。 次のメニューで、アクセス設定を「制限付き」から「リンクを知っている全員」に変更する。 最後に、「リンクをコピー」ボタンをクリックする。 すると、このリンクを誰とでも共有でき、相手はGoogleアカウントなしでファイルにアクセスできるようになります。 ＞＞「今日のワークハック」記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。 Original Article: 9 Google Drive Tips and Tricks Everyone Needs to Know by MakeUseOf