スケジュール管理の最適解は？ 紙の手帳とカレンダーアプリそれぞれのメリット・デメリット

皆さんは、スケジュールをどのように管理していますか？多くのビジネスパーソンがGoogleカレンダーやnotionなどを活用しているのではないでしょうか。 スケジュール管理の最適解は？ 紙の手帳とカレンダーアプリそれぞれのメリット・デメリット 一方で、紙の手帳の良さが再認識されつつある今日この頃、筆者は初めてアプリでも予定を管理しはじめました。 その過程で得た気づきやこれからのスケジュールの管理について考察してみたいと思います。

アプリを活用しようと思った理由

今まで、筆者は紙の手帳だけでスケジュールを管理してきました。 使っていたのは、1週間のそれぞれの曜日が縦に区切られていて、1時間ごとに予定が記入できる、いわゆるバーチカルタイプの手帳やノート。1週間の見通しや細かい予定は管理できていたのですが、最近、数週間や月単位の見通しが足りないと感じるようになってきました。 月毎の予定が書けるカレンダーや手帳を別途探そうと思いましたが、なるべく物を増やしたくなかったため、アプリで管理してみることにしました。 1カ月ほど経ちましたが、予定やタスクの抜けがないよう、手帳とアプリを併用してスケジュールを管理しているところです。 そこで気づいたのは、紙の手帳とアプリのメリットとデメリットだけでなく併用の可能性でした。

カレンダーアプリはとにかく効率的

筆者は、使用しているデバイスがiPhoneとMacBookなので、iOSの純正カレンダーアプリを使うことにしました。そこで気づいたメリットは以下の4つです。 メリット1. 表示の切り替えが簡単にできる 瞬時に日、週、月、年単位で表示を切り替えられるのはデジタルならではのメリットだと感じます。 特にPCの画面でカレンダーを全画面表示すれば、月の表示でも1日の予定が表示されるので重宝しています。 メリット2. 色分けされるので見やすい 予定の変更や調整はタップやドラッグするだけでよく、色分けによる視覚的な管理ができることも思わぬ収穫でした。 ペンで紙に記入していたらその上から書くことはできないですし、色分けするならペンを持ち替えなければなりません。 メリット3. 繰り返される予定を一括登録 曜日で固定されている予定や締切を繰り返し表示できることは、とても効率的だと思いました。 紙なら毎週、毎月記入しなければならないので、その手間が省けます。イレギュラーな変更や追加があってもその都度変更できるので問題ありません。 メリット4. ほかのアプリと連携してより使いやすく あらかじめ設定しておけば、オンラインミーティングのURLや開始時刻などを自動的に組み込んでくれます。 メールを見返す手間も省けるので、開始直前にあたふたしないで済みます。筆者はまだ活用していないのですが、天気情報や電車の乗換案内を入力することもできるようです。 一方、デジタルのデメリットは、入力する箇所が細かく決まっているところです。タップやクリックするところを間違えてしまったり、入力し直すのに時間がかかることもあります。 筆者の場合は、予定のメモ程度であればタイピングやフリック入力よりも手書きの方が早く書けるので、急なメモはやっぱり紙の方がいいと感じますね。