経営のプロが教える「仕事や作業時間を短くする5つの前提」
“短くやる”ための5つの前提
1 余計なことをしない 企画書や資料を、毎回一から作る人って意外に多いんですよね。過去に似たような案件はあると思うので、雛形は叩き台として活用すべき。体裁を整えるより、企画や提案の中身を考える時間を取ったほうがいいので、仕事の主軸ではない“余計なこと”に時間を割かないようにして。 2 優先順位を明確に To Doリストを作り、優先順位をつける人が多いと思います。納期が早い、作業に時間がかかるなどは早くやるべきですが、タスクをクリアすることが最終目的ではないので注意。その仕事でやるべきこと＝主軸を見極めておかないと、あとで対応に追われることになります。 3 先延ばしにしない 先延ばしにすると仕事は終わっていかないので、先送りグセがある人は、難しい仕事から手をつけてみて。簡単そうな仕事から始める人が多いのですが、それはパッと見のタスクが減るだけ。難しい仕事を片付けたほうが、トータルの仕事量は早く減ったと感じるはず。
4 人に任せられるものを抱えこまない 一人で抱え込む人は、仕事が遅くなりがち。そもそも苦手なことをするのは時間がかかるし、非常にコスパが悪いんです。特に会社員なら社内で得意な人がやるほうが全体にとっていいので、任せられる仕事は周りを頼って。家庭や子ども関連のタスクでも同じ。 5 緊急時のための時間を取る 実は日頃から緊急時やトラブル対応のための余裕を持っておくほうが、結果的に仕事時間の短縮につながります。クレーム対応、同僚の病欠、子どもの体調不良での呼び出しなど、緊急の対応でスケジュールが総崩れにならないよう注意を。僕は毎日夕方にフリーな時間を設けています。
Technique
▶まずは現状把握から！ 応用できる過去の資料やテンプレートがないか確認 最短ルートを探すためには現況把握がマスト。できれば会社やチーム単位で、これまでに作った企画書や資料などをドライブなどに保存して、いつでも誰でも見られる状態にしておくこと。また、慣例でやっていることを、本当に必要かどうか見極める視点も持って。 →暮らしのタスクにも使える！ 生活の中でも、冷蔵庫の在庫や日用品のストックなど現状把握がマスト。把握できていないと、適切なタイミングでの買い物ができず効率が悪く。きちんと把握ができれば、ムダな買い物もしないで済むはずです。 ▶対面、電話、メール…、最適な連絡手段を 最近は何でもメールで済ませようとする人が多いのですが、「報告や連絡」は一方通行のメールでOK。「相談」になると、メールだと長くなりすぎたり、間違って伝わる心配もあるので、僕は電話や対面で会って話したほうが早いと思います。内容によって連絡手段も検討すると、かかる時間はより短く。 ▶話すときは“箇条書き”を意識する 文章が長いと、脳が情報を処理するのに時間がかかるんです。できるだけ相手の脳に負担が少なく、伝わりやすいように、話し言葉でも短文・箇条書きを意識して。大体のことは「結論→論拠→例えば」の3つで構成して箇条書きにすれば、最短時間で伝わります。
