まずは名乗る

【それ間違いかも？ビジネスマナー常識チェック】#91 　電話応対編（15） 　　◇　　◇　　◇ 【シリーズ初回はこちら】メール編（1）好印象を与える「4つのポイント」言葉の選び方で誤解を招くことも 　今回は、「携帯電話をかける際の基本的な流れ」と「メッセージの残し方」をお伝えします。 ■携帯電話をかける際の基本的な流れ ①自分の名前を名乗る 　電話をかけたら、はじめに自分の会社名と名前を名乗ります。 「お世話になっております。〇〇会社の△△でございます」 　初めての相手にかける場合は「申します」を使います。 「私、〇〇会社の△△と申します」 「突然のお電話で失礼いたします。私、〇〇会社の△△と申します」 ×「□□様のお電話でしょうか」 　自分は名乗らず、いきなり相手の確認をするのはNGです。特に、登録していない番号からの電話でこのような対応をされたら、「いったい誰からの電話なんだろう」と、相手は不安になってしまいます。 　電話の名乗りは「かけた側から」。これは、固定電話でも携帯電話でも同じです。 ②電話番号の確認 　自分から名乗った後に、かけた番号は間違っていないか、相手の名前の確認をします。 「□□様のお電話でしょうか」 　既に何度も電話でやりとりをしていて、互いに声や話し方で本人だとわかる場合は、ここでの確認を省くケースもあります。スムーズに会話が進むよう、相手との関係性にあわせて臨機応変に対応していきましょう。 ③相手の状況の確認 　携帯電話を受けるタイミングは、会議室や移動中の車内にいるときなど状況はさまざまです。一方的に話し始めるのではなく、必ず相手の都合を確認しましょう。 「ただいま、お時間よろしいでしょうか」 「〇〇の件でお電話をしました。今、お時間よろしいでしょうか」 　相手の都合が悪い場合は、いったん切ってかけ直します。 「失礼いたしました。後ほど改めてお電話をいたします」 　次に、留守番電話につながったときの、メッセージの残し方をみていきましょう。 ■留守番電話へのメッセージの残し方 　留守番電話につながった場合は、「会社名」「名前」「用件」「折り返しの対応」などを、簡潔にわかりやすくまとめて残します。 「〇〇会社の△△です。いつもお世話になっております。〇〇の件でお電話いたしました。14時ごろにまた改めてご連絡を差し上げます。失礼いたします」 　相手に折り返しの電話をお願いする場合は、より丁寧な言い方を心がけましょう。 「〇〇会社の△△です。いつもお世話になっております。〇〇の件でご連絡いたしました。大変恐縮ですが、お手すきの際にお電話いただけますと大変ありがたく存じます。よろしくお願いします」 （金森たかこ／マナー講師）