規模拡大するSansanが抱えた“成長痛”、Notion全社導入と定着化で克服
法人向けの名刺管理サービスからスタートし、現在では複数のビジネスプロダクトを持つSansan。組織規模の拡大に伴って、社内の情報共有が機能不全を起こしていたことから「Notion」を導入した。過去のツールからの移行を促し、全社での定着を成功させたノウハウを語った。 【もっと写真を見る】
法人向けの名刺管理サービスからスタートし、現在では複数のビジネスプロダクトを持つSansan。組織の拡大に伴ってプロジェクトの情報共有が難しくなったことから、同社では「Notion」を導入した。導入後、利用の定着化に「個人」「組織」の両方の視点から取り組んだことで、Notionの業務活用に成功しているという。 Notionが2024年11月7日に開催したイベント「Make with Notion Showcase Tokyo」では、Sansan 執行役員の西場正浩氏が登壇し、Notion導入から定着化までの経緯を振り返った。 ビジネスと組織の拡大、情報共有が難しくなる“成長痛”に陥る Sansanは急成長している。2007年に設立され、社名と同じ名前の名刺管理サービスからスタートし、その後は名刺アプリ「Eight」、請求書受領サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」とプロダクトを増やしてきた。 ビジネスの拡大に伴って社員数も増えている。5年前は500人程度だった従業員数は、現在1700人を超えている。その4～5割が入社3年以内の社員だ。 組織体制も変化した。以前は大きく3つの部門だったのが、現在ではプロダクトごとの事業部門ができ、さらに「CPO室」「COO室」「技術本部」「人事本部」と横断的な組織もある。 そして、大規模なプロジェクトも増えている。成長すればこそではあるが、社員数が増えて組織も複雑化する中で、プロジェクト管理は難しくなっているという。 西場氏は「1つ1つのプロジェクトが大きくなり、影響範囲も大きくなる。相互依存も増えた」と語る。かつては何か問題があれば直接話して対処するなど、非公式なコミュニケーションで解決できることもあったが、それが難しくなってくる。 「大きなプロジェクトが増えることは喜ばしいことではあるが、“痛み”を伴っていた」（西場氏） 部署ごとの「局所最適」から「全体最適」へ進化したい 以前のプロジェクトは、事業計画担当、営業担当、プロダクト担当、システム開発担当といった関係者全員が定例会議に参加して、準備を一気通貫で進めるというやり方が主だった。 だが現在は、プロジェクトが拡大し「関係者が多くなりすぎ」て、定例会議への全員参加は難しくなった。そのため、定例会議には各担当から代表者のみが出席し、そこから各担当領域でサブプロジェクトが立ち上がる“二段構え”の会議体制になっている。 定例会議で話し合われた内容は、代表者が持ち帰って関係者に伝えるが、やはりそれは「全員が顔を合わせる」会議とは違い、意思疎通が難しい。また、プロジェクト間で相互依存が進み、依存関係が後から分かることもあるなど「非常に難しい状況」（西場氏）を招いていた。 当時の状況について、西場氏は「細かな要件が分からない、お互いに把握していないといった状況が多発していた。リリース2週間前に不備が発覚し、リリースを1カ月遅らせるようなケースも出ていた」と振り返る。まさに“会議が増えても情報が共有できない”、そんな状況だったという。 混乱の原因はほかにもあった。社内で使う業務ツールのサイロ化だ。 たとえば事業企画は「Googleスプレッドシート」、プロダクトチームは「Jira」、営業は「Salesforce」といった具合で、各部署／チームがそれぞれ独自にツールを導入していた。しかし、スプレッドシートはプロジェクトの内容で検索しても出てこないし、Jiraのアカウントを全員に配布するのは大きなコストがかかる。 部署ごとに「局所最適」された状態を、全社レベルの「全体最適」に変えたい――。そこで白羽の矢が立ったのがNotionだった。 NotionとNotion AIの活用で「お互いが見えるようになった」 そうして導入されたNotionは、全社レベルの全体最適というSansanの狙いを実現しつつあるようだ。西場氏は、特に「Notion AI」に対して高い評価を与える。 「Notion AIで情報を検索すると、いろいろな部の情報がお互いに見えるようになった。これにより、プロジェクトが計画通りに進むようになった。プロジェクトのリスク管理などの情報検索も半自動化でき、透明性が向上している」（西場氏） 例えばプロダクト開発においては、顧客からのある要望に対して、営業チームと開発チームとで“温度差”が生じるケースがある。営業チームから要望を聞いた開発チームでは、要望している顧客の規模や与える影響などのイメージがわかない、ピンと来ない、そういった状況だ。 ここでNotionが活躍する。顧客との過去の議事録ややり取りがすべて記録されていれば、Notion AIが、その顧客がそもそもどういう経緯でSansanのサービスを導入したのか、どのくらいの規模で使っているのかといったことをまとめてくれる。これにより、営業チームとの“温度差”が縮まるわけだ。 「ミクロ（個人）」と「マクロ（組織全体）」の両方にメリットを 西場氏は、こうしたNotionの活用は「（Sansan社内の）全員がNotionをドキュメントツールとして使っているからこそできる」と強調する。つまり、会社としてNotionを導入するだけではだめで、利用定着化のための策をきちんと講じたことで達成できたと言える。 具体的にどのような施策を講じたのか。まず紹介したのは「テンプレートとデータベースの設計」だ。これにより、集合知、ベストプラクティスなど、現場でやっていくにあたっての改善をプロセスに落とし込むことができた。西場氏は「PDCAを回すことで、どんどん良くなっていっている感じがある」と話す。 次は「社員のスキルアップ」である。西場氏は、「Notionを使いこなすためにはスキル向上が必要。社内でも研修をやっている」と語る。 そこまでやったとしても、使い慣れたツールからの移行、Notionへの統一がうまくいくとは限らない。Sansanも、過去には「Confluence」で統一を試みて、うまくいかなかった経験があるという。 なぜ、Notionではうまくいったのか。その理由について西場氏は、「『ミクロ（個人）』と『マクロ（組織全体）』の両輪で回したから」だという。つまり、「個人」と「組織全体」の両方でメリットが感じられるようにするという意味だ。 個人のミクロレベルでは、Notion AIを活用することでドキュメント作成などの業務効率が改善する。当然、個人としてはうれしい。さらに、社内ポータルをNotionに移行し、社内制度などについての問い合わせをNotion AIでできるようになったため、利便性も増している。 一方、組織全体のマクロレベルでは、プロジェクトとドキュメントをNotionで一元管理することで透明性が高まる。このことが、組織としての戦略的な意思決定を支援する。さらに、Slackの全体アナウンスをNotionでデータベース化し、社員個々人の未読／既読管理を高度化していると話した。 「ミクロとマクロの両方でメリットがあることが重要。たとえ組織全体にはメリットがあったとしても、個人レベルで不便になるのであれば、ツールの移行は難しい。それならば結局、スプレッドシートに戻ってしまう」（西場氏） 西場氏が強調するのは、事業企画とエンジニアが同じツールを使うことで得られるメリットだ。エンジニアリングの要件として書かれていることを直接読んでも、ビジネス側ではそれがビジネスニーズに合致しているかどうか理解できない。これをNotion AIで“解読”してもらうことで、そうした会話ができるようになる。 「これはお互いの理解を深めるのに役立っているだけでなく、プロジェクトのリスクもいち早く検知できるようになった」（西場氏） SansanのNotion導入が成功したもうひとつのポイントは、導入の「How（どうやって）」ではなく「Why（なぜ）」が明確だったことだろう。西場氏は次のように語った。 「なぜこのような取り組みをやるのかというと、我々はグローバルテックカンパニーを目指すという成長戦略を掲げているから。その成長を支えるために、透明性を確保し、最速を目指してコミュニケーションコストを削減したいという目的がある」（西場氏） 文● 末岡洋子 大塚／TECH.ASCII.jp
