「業務の引継ぎが困難」「手順やプロセスが文書化されていない」…業務の属人化による影響とは
株式会社NEXER（東京都豊島区）は、定型業務をプロセスとしてマネジメントするツール『オクトパス』と共同で「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験」に関するアンケートを実施しました。その結果、業務の属人化について、半数超の人が「業務の引継ぎが困難である」と回答しました。また、業務の見える化と属人化の解消によって期待する成果としては、「業務の効率化・高速化」が最多となったそうです。 【写真】男性上司「セで始まってスで終わるものなーんだ？」 バイト仲間女性の模範解答に「カッコ良すぎるだろ」 調査は、業務可視化ツールを使用して業務を行った経験がある」全国の男女142人を対象として、2024年1月にインターネットで実施されました。 「属人化」とは、ある業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない状況を指します。そこで、「”業務の属人化”における影響」について複数回答可で答えてもらったところ、「業務の引継ぎが困難である」（52.8％）が最も多く、次いで「手順やプロセスが文書化されていない」（47.9％）、「キーパーソンの不在が業務に深刻な影響を及ぼす」（44.4％）と続きました。 続いて、「現在の”業務の見える化”を行っている方法の満足度」を聞いたところ、「満足している」が50.7％、「満足していない」が43.0％と、ほぼ半数に分かれる結果となりました。 「満足している」と答えた人からは、「誰でも同じクオリティで仕事がこなせる」「引継ぎや突発的な事態に対応しやすい」「履歴が残り責任が明確になる」といった声が寄せられました。 一方、「満足していない」と答えた人からは、「非効率的な部分がある」「見える化が目的となってしまうことがある」「担当者不在の時に分かる人がいなくて困る事が多い」などの意見が寄せられています。 また、「業務フロー改善が必要と感じる状況」については、「業務の遅延が頻繁に起こる」（37.3％）や「データや情報のミスが増加」（35.9％）などに回答が集まったほか、「従業員からの不満が増加」（14.1％）といった回答も挙げられました。それぞれの回答について、以下のようなコメントが集まりました。 【業務の遅延が頻繁に起こる】 ▽仕事の一連の流れの中でミスがあれば最も影響が出る部分だから（50代男性） ▽業務遂行に必要な人員・資源の配分が適切に行われていないことによる作業の遅延がたまに起こる（30代男性） ▽非効率なことをそのままにしておくと、それが連鎖していき、最終的に顧客にまで影響したり、無駄に残業してしまう（30代男性） 【データや情報のミスが増加】 ▽ミスの処理の為に二度手間になり時間が無駄になる（60代女性） ▽伝えたつもり、伝わったつもりのまま物事が進むことがたまにある（30代男性） ▽人為的ミスを防げるため（40代男性） 【従業員からの不満が増加】 ▽仕事環境を変えないといけないと思うので（50代男性） ▽業務量の差があるのに、なぜか業務量が少ないほうが残業が多いという実態があるため（40代男性） さらに、「”業務の見える化”と”属人化”の解消によって得られる成果」としては、「業務の効率化・高速化を期待している」（73.2％）、「リスクの軽減・回避を期待している」（44.4％）、「透明性の向上を期待している」（40.1％）などが上位に並びました。 最後に、「社内で業務フロー改善の優先順位をどの基準で設定していますか」と聞いたところ、半数近くが「影響の大きさに基づいて業務フロー改善の優先順位を設定している」（43.7％）と回答しており、「影響の大小で利益率が変動すると考えます」「優先順位をつけて必要なものから対応していく」「最も課題を生じている業務から優先度を上げて対策をした方が早く結果が出やすいと思う」といった意見が寄せられたそうです。 ◇ ◇ 【出典】 ▽オクトパス https://octpath.com/
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