使うと劇的に仕事がはかどる「SSOT」ってなに？

はじめて仕事をするとき、それまでまったく知らなかった新しい言語を学びます。 あなたはチームの「ワークフロー」を学び、新しい責任を引き受ける「帯域幅」が自分にあるかどうかを宣言することを余儀なくされ、学びを得るために、永遠に「振り返り」と「掘り下げ」を繰り返すことになるのです。 さらに、あなたがまだ知らない職場の専門用語のひとつに「SSOT」（信頼できる唯一の情報源）があるかもしれません。これは実際には、整理された状態を維持するために役立つツールです。 この記事では、SSOT（信頼できる唯一の情報源）が何であり、なぜあなたのワークフローにそれを導入すべきかについて説明します。

「SSOT」（信頼できる唯一の情報源）とは？

上司が「SSOT」（信頼できる唯一の情報源）と言及する際には、実際には仕事に関連するすべての情報やリソースが集約された場所を指しています。それだけです。 これは、特定のプロジェクトや仕事全体に必要なもの、契約、指示、タイムライン、連絡先リスト、テンプレート、レビューなどを含む可能性があります。 これは、特定のプロジェクトに関与するすべての関係者がアクセスできるように、きちんと整理されているべきです。 以前は大きなバインダーであったかもしれませんが、現代のバージョンはおそらくクラウドベースのソフトウェアを使用しています。たとえば、Google DriveはSSOTに適しています。 SSOTの使用は、生産性の「アクションメソッド」に似ており、タスクをアクションステップ、参照、バックバーナーに分類するよう求め、その情報をスプレッドシートにまとめる方法と考えることができます。 参照に関する列は、タスクを達成するための関連情報を含み、小規模なSSOTと見なすことができます。

「SSOT」を利用する方法

もしチームで作業している場合、Google Drive、OneDrive、またはSharePointのようなソフトウェアやプロジェクト管理ツールを使用できます。 そこに最初に置くべきドキュメントは、プロジェクトやチームのメンバー全員とその連絡先詳細が記載されたリストです。このリストを使用して、リスト内のすべての人がSSOTにアクセスできるように確認します。 また、フォルダが満杯になるとファイルを簡単に識別できるように、適切な命名規則を用意しておくと便利です。たとえば、LastName_DocumentTitle_Date.extensionのような形式がすばらしいでしょう。 必要があれば、みんなに編集権限を与えて、彼らがやり遂げたことをマークしたり、リソースを追加したりできるようにします。チームメンバーが多すぎる場合や、監視が必要な場合は、編集権限をマネージャーに制限します。 SSOTは、誰が何をやるべきかや、それをどのように進めるかについての混乱を排除し、チームメンバーがスムーズに進める手助けをします。たとえば、誰かが病気で休んでいる場合、その人の職務とタスクを処理するためのツールがすぐに唯一の真実の情報源で利用可能です。 このSSOTプランは、仕事のプロジェクトの進捗状況を追跡するためだけでなく、自宅の管理など、個人的な利用にも適しています。 子供のアクティビティに関連する連絡先、メンテナンスやクリーニングのプロフェッショナルおよびタスクに関するフォルダを作成するか、必要なものに応じて使用できます。 これは、何らかの理由で詳細を共有する必要がある場合、例えば友達に家を預けて旅行に行く場合などに役立ちます。 「唯一の真実の情報源」という呼び名は少々大げさに聞こえるかもしれませんが、これは現実の利益をもたらすための企業のアイデアであり、実際にあなたの生活をより簡単にし、ほかのことにより多くの余裕を与えてくれるものです。