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クライアントや取引先、上司などお世話になった方々に、1年の締めくくりとして年末に挨拶メールを送る場合、どういう点に気を付ければいいのでしょうか？ 今回は、年末の挨拶メールを書く際のポイントやコツ、注意点などについて、伝える力【話す・書く】研究所所長、山口拓朗ライティングサロン主宰・山口拓朗さんに伺いました。挨拶メールの例文もご紹介しています。

年末の挨拶メールのポイント

一昔前までは、年末に顧客や取引先を回って直接1年のお礼を伝える文化がありましたが、現在ではメールでの挨拶が一般的になっています。ただ、メールであっても対面の挨拶と同様、この1年の感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です。 もしも、「共に難しいプロジェクトを成し遂げた」「大きなトラブルを乗り越えた」など、送る相手との間に印象的なトピックがあるならば、それに軽く触れつつ感謝を伝えるのもいいでしょう。 また、年末の挨拶メールは、「年末年始の休業期間を伝える」という目的もあります。箇条書きでいいので、年末は何日から休みに入り、年明けは何日から業務開始するのか、明記しましょう。可能であれば年内最終日の業務終了時間、年明け初日の業務開始時間も記しておくとより親切です。

年末の挨拶メールの基本構成

年末の挨拶メールを作成する際には、以下の流れを意識するといいでしょう。 ◆メールの構成要素 【1】件名 年末は業務メールが集中しがちなので、一目で年末の挨拶だとわかる件名をつけましょう。例えば、「【年末のご挨拶】株式会社○○　山田太郎」などとすると目的がわかりやすく伝わります。 【2】年末の挨拶と、今年1年の感謝の気持ち 一番の目的はこの部分。1年を振り返り、お世話になり感謝しているという気持ちを明確に伝えましょう。 【3】（任意）この1年で印象に残ったエピソード 年末の忙しい中、長々とエピソードを書き連ねるのは読み手の時間を奪うことになり、あまりお勧めしません。印象的なトピックがある場合のみ、1年の振り返りと共に簡単に触れ、2～3行程度でまとめましょう。 【4】（社外向け）自社の年末年始の休業期間 普段から業務でやり取りしている相手であれば、年末ぎりぎりに急に連絡を取りたい案件が出てくるかもしれません。できれば、仕事納めの年末最終日を示すだけでなく、最終日は何時まで業務対応しているのかも記すといいでしょう。 もし「最終日の午後は納会がある」「部の忘年会がある」など、普段よりも早めに業務が終了する場合は必ず記しておきましょう。 【5】締めの挨拶 最後は「良いお年をお迎えください」などと締めましょう。「来年もどうぞよろしくお願いします」など年始に向けた挨拶を入れるのもいいですが、必須ではありません。