アクセンチュア流「Copilot×Outlook」、メール作成を劇的に時短できるタイパ術とは？
Copilot×「メールの下書き作成」
ここからはOutlookのCopilotを活用する具体的なシーンを紹介しよう。まず紹介したいのはCopilotに新規メールの下書きを作成してもらうことができる機能である。短い指示でも内容を膨らませて作成してくれる点が便利だ。 短い指示ではないが、第2回で紹介したプロンプトテクニックを活用してCopilotに指示出しした例がこちらだ。 次の画像が生成結果だ。特に指定していないにもかかわらず、あいさつから始まり、クライアントとの進捗会議があること、会議に向けて必要な情報を提供してほしいことなどが記載されている。 これに少し手を加えればすぐにメールを出せそうだ。
Copilot×「受信メールの要約」
Copilotに受信したメールを要約してもらうことができる。複数のメールにわたるやり取りもまとめて要約してもらえる。 筆者がCopilotによる要約ボタンを押しただけにも関わらず、英文のメールが日本語で要約されている例を紹介しよう。多言語対応のため、翻訳ツールいらずな点も便利だ。 要約にざっと目を通してから本文を読んだほうが、内容の理解も進みやすいだろう。
Copilot×「返信メールの下書き作成」
Copilotに返信メールの下書きを作成してもらうことができる。（1）の新規メールとの違いは、受信メールの内容を踏まえて作成してくれるところだ。 この例ではプロンプトに明示していない情報を前のメールから自動で引用していることが分かる。受信メールの内容から、返信に必要そうな文面をくみ取ってCopilotが提案してくれるのも嬉しいポイントだ。 筆者がOutlookでCopilotを使うシーンとしては、やはりこの返信メールの下書きの作成が多い。特に、筆者の所属企業は、複数の国や地域に拠点があるため、日本人以外の同僚とメールでやり取りすることがある。 そのときにCopilotに伝えたいことを日本語で指定して英語でメール文面を生成してもらったり、母国語が英語以外の同僚にメールするときは「現地の言葉で冒頭にあいさつを入れてほしい」などと指示し、コミュニケーションを楽しむといった活用の仕方をしている。
