チャージ代を経費にする際のポイント

Suicaのチャージ利用をいい加減に管理していると、税務調査で指摘されやすいため注意が必要ですが、Suicaの利用は便利なため、業務上では活用したいところです。Suicaや電子マネーへのチャージを活用して経費にする際に気をつけるべきポイントについて解説します。 ●仕事専用のSuicaを持つ ⇒可能であれば、仕事専用のSuicaを作ってプライベートと完全に分けてしまうとよいでしょう。仕事以外の目的で使用していないと説明できる状態にすることで、税務調査で疑われるリスクを減らすことができるうえ、会計管理もわかりやすくなるメリットがあります。私的な買い物をしている疑いを持たれないよう、仕事専用のSuicaはシンプルに交通費の決済専用として使用した方がよいでしょう。 ●利用時に経費計上し、二重計上されないようにする ⇒Suicaや電子マネーへチャージした時点ではなく、交通機関を利用した時点で経費計上するようにしましょう。間違ってチャージ時点で経費にしてしまい、改札利用時にも経費計上してしまわないよう、次に紹介する明細や履歴の保存と併せて管理することをおすすめします。チャージ時点で経費計上している場合も、年度末までに使い切っているのであれば問題はありません。もし年度末にチャージ残額がある場合は、その分を「貯蔵品」の勘定科目を使用するなどして、損金算入しないように管理します。 ●明細や履歴を保存しておく ⇒Suicaの利用履歴がわかる明細はこまめに印字したり、アプリ使用で履歴を保存したりできるようにしておきましょう。現金払いや回数券使用など、他の決済方法による交通費がある場合は、エクセルなどで表管理しておくと見やすく便利です。Suicaを使った交通費の処理や仕訳についてマニュアルを作成し、二重計上や私的流用などが起きないよう管理していると説明できるような体制を作っておくと、税務調査の際に説明がしやすくなるでしょう。 ●税務調査に強い税理士に相談する ⇒Suicaのチャージといった決済方法について詳しい知識がないと、専門家でも「チャージした時点で経費にしてもよい」と間違った指導をしてしまう可能性があります。Suicaや電子マネーのチャージに関する記帳や仕訳については、近年の決済手段に対する税務調査対応などの実情に明るい税理士へ相談することが大切です。