仕事の先送りをやめたいなら、先に仕事の順番を決めてしまえばいい。（滝川徹 時短コンサルタント）
『細分化して片付ける30分仕事術 （滝川徹 著）』
仕事を終える度に次にどの仕事に取り組むか考えていると、簡単なタスクばかりに手を伸ばしがちだ。その結果、重要なタスクにいつまでも着手できない。こうした仕事の先送りに悩む人は多い。 解決の鍵は、上から順番に処理する計画を作ること。そう語るのは時短コンサルタントの滝川徹氏。今回は、滝川氏の著書『細分化して片付ける30分仕事術 』より、計画に沿って仕事に取り組む効果の解説を、再構成してお届けします。
■︎タスクリストで「計画」と「実行」を切り分ける
昔の私のように「あれも、これも……」とほかのタスクのことが気になっている状態では、目の前のタスクに集中して取り組めない。結果、自分ではその自覚はないものの仕事の生産性は落ちてしまう。 ではどうすれば目の前の仕事に100％集中して取り組めるようになるのか。そこで重要となるのが「計画」と「実行」を切り分けることだ。 たとえば仕事中、メンターがつきっきりで君の横について、どの仕事にいつ取り組んだらいいか的確に指示してくれることを想像してみてほしい。仕事をスタートするときに「まずこのタスクから処理しよう」と指示してくれる。 その仕事を終えたら「次はこれをやればいいよ」と次の仕事の指示をしてくれる。さらにその仕事を終えたら「次はこれ」と再度指示してくれる。仕事の優先順位もその人がしっかり見極めてくれる。君はただ言われた通りに仕事をこなしていけばいい。 もしこうしたメンターがいてくれたらどうだろう。君は「あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ」と不安にならずにすみ、安心して目の前の仕事に100％集中して取り組めるようになるはずだ。 だが残念ながら、現実世界ではこんなことはおこりえない。しかし仕事をはじめる前に「上から順番に処理する」という明確なリストを作ることができれば、そのタスクリストはメンターと同じ役割を担ってくれることになる。 どういうことか。ものすごくシンプルな例を使って簡単に説明していこう。 たとえば就業時間を9時から18時までの9時間だとする。そのなかで行うべきタスクのリストを作る。その際タスク名だけでなく、各タスクにかかる見積時間（所要時間）もあわせて考える。 【図1】では、わかりやすくするために各タスクの見積時間を30分として、全てのタスクの見積時間の合計時間は9時間とした。 仕事をはじめる前にこうしたタスクリストを作れば、君は安心して仕事を進めていけるはずだ。なぜならタスクリストに書かれた通りに上から順番にタスクをこなしていけば、18時に仕事を終えることがわかっているからだ。 始業とともに、リストの一番上に書かれているタスクAに着手する。タスクAを完了したらタスクBに取り組む。タスクBを完了したら次はタスクCに着手する・・といった感じでリスト通り上から順番にタスクを処理していけばよい。 どうだろう。タスクリストが先程のメンターと同じ役割を果たしてくれていることがわかるだろうか。 もちろん現実には、リスト通り完璧に仕事が進んでいくことはまずない。取引先から電話がかかってくるかもしれないし、上司や同僚から声をかけられることもあるだろう。 しかしそうした「割りこみタスク」に対する対処法さえ身につけていれば、それらが発生しても君はすぐにまたタスクリストに戻って再び流れるように仕事を進めていけるようになる。 戻るための「本線」がしっかり整っていれば、脱線を余儀なくされてもすぐまた軌道修正できるようになるのだ。 ここまで読んで「そんな機械みたいに上から順番にタスクをこなす必要なんてないだろう」と思った人もいるかもしれない。 たとえば【図1】の場合、必ずしもA→B→C・・という順番でタスクを進めていかなくても各見積時間の合計は同じ9時間なのだからC→A→B・・と取り組んでも問題ないはず。そう考える人もいるだろう。 もし完璧に遂行できる機械であれば、その考え方は間違っていない。しかし人間の場合、事前に順番を決めておかないと、タスクを実行できない＝先送りしてしまうというやっかいな問題が生じる。 この先送りを起こさないために必要なのが「上から順番に処理する」というルールなのだ。なぜ「上から順番に処理する」ことが大切なのか。大切なことなので丁寧に説明していきたい。
