メールが来たらいつまでに返答すべきか? 調査結果とその考察

メールをもらったら、どれくらいのリードタイムで返信すべきでしょうか。 私は最近、LinkedInでつながっている数千人にこの質問をしました。答えは、以下の4つの選択肢から選んでもらいました。 A．4時間以内 B．1営業日以内 C．5営業日以内 D．それ以外 すると、大変面白い結果が出ました。 回答してくれたのは、業種も会社も職種もさまざまな、600人を超える人々です。コメント欄に、自分がそう答えるに至った経緯や理由について、思うことや洞察を書いてくれた人も数十人いました。 けれども、もっとも興味深いのは、圧倒的多数の人が同じ回答を選んだことです。 集まった回答と、その背景にある理由を分析することによって、感情的知性（EQ）が高いコミュニケーションを行なうための大切な教訓が得られます。 そして、この質問に答えることが、いかに仕事の改善に役立つかもわかるでしょう（この教訓を「なるほど」と思った人は、私が提供している無料コースにも関心をもたれるかもしれません。あなたや、あなたのチームの感情的知性を高める方法をお教えしています）。

メールの返信は、1営業日以内が一般的

さて、本題に入りましょう。質問への回答は以下の通りでした。 メールをもらったら、どれくらいのリードタイムで返信すべきか？ 4時間以内：21％ 1営業日以内：60％ 5営業日以内：9％ それ以外：10％ 見ておわかりの通り、大多数の81％を超える人々が、メールをもらったら1営業日以内に返信すべきだと考えています（「1営業日以内」と答えた60％と、「4時間以内」と答えた21％を合わせたもの）。 もちろん、この回答の裏には、さまざまなニュアンスがあります。1日に100件以上メールを受け取る人と、10～20件しか受け取らない人とでは、見方が違うでしょうし、業種や社風、仕事内容も、もちろん答えに影響を与えます。 ある回答者は、こうコメントしています。 この問いは、まず最初に、「そのメールは、そもそも答えを要求しているか」を明らかにすべきです。 さらに、「自分はそのメールに返信したいのか」という点もあります。返信したくないなら、答えは「返信しない」になります。 次に、2番目の質問は、「暗黙の期限はあるか」です。期限があるならば、その期限に間に合うように努力します。 「メールを送ってきたのが誰かによる」というコメントもありました。 上司や、重要なプロジェクトで一緒に仕事をしている相手が送ってきたのなら、その日のうちに返信すべき。 それ以外の人なら、2営業日から5営業日までさまざま。 ここでの問題はもちろん、メールを送った人にとっては「重要なプロジェクト」であっても、受け取った人にとってはそうではないかもしれない、ということです。 しかし、書いている人の立場に立ってメールを読めるようになれば、人間関係を築き、それを維持するのに役立つでしょう。 ただし、どんなメールに対しても見境なくそれをやってしまうと、たちまち燃え尽きてしまうかもしれません。 こうしたことをすべて考慮に入れると、これほど多くの人が、メールの返信は1営業日以内が一般的だと考えていることは、注目すべき点です。 これを認識することは、「感情的知性をもって共に働くこと」において、大切な教訓になります。