ネット環境不要！ Googleドキュメントとスプレッドシートをオフラインで使う方法【今日のワークハック】

Googleドキュメントやスプレッドシートは便利ですが、唯一の難点は、常にオンライン状態を維持する必要があること。しかし、実際には、オフラインでも使うことができます。 飛行機に乗っていても、インターネット障害の真っ只中でも、仕事を続けることができるのです。今回はその方法をご紹介します。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 Google系のサービスをメインで使用している人 インターネット環境のない場所でも仕事をしたい人

今日のワークハック：オフラインで使う方法を覚えて、仕事の効率を上げる

オフラインでも、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドにアクセスできるようにするには、事前の準備作業が必要です。 準備のためには、ブラウザとしてGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeを使う必要があります（どちらも、同じChromiumコードに基づいています）。 事前設定のやり方 Googleドライブを起動し、必要であればGoogleアカウントにサインイン 右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」、「全般」の順に選択し、「オフラインでも、このデバイスでGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルの作成や最近使用したファイルの閲覧と編集が可能です」と書かれたオプションにチェックを入れる 「オフラインモードを設定しています…」というメッセージが表示され、数分後には準備完了 Googleドライブ内でファイルを右クリックして「オフラインで使用可能にする」を選択するか、あるいは、ブラウザでファイルを開いているときに、ファイルタイトルの横にあるクラウドアイコンをクリックする方法でも、オフラインを有効にできます。 オフラインでのファイル操作する方法 Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでオフライン作業をしていても、あまり大きな違いは感じないでしょう。 これらのツールは、オンライン接続している時とほぼ同じように操作可能。 ただし、オフラインの時には、いくつかの手順が若干異なります。たとえば、新しいファイルを作成したら、すぐに名前を付ける必要があります（無題のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションとして即座に表示されることはありません）。 ファイル名の変更や、ファイルのダウンロード、Googleドライブアカウント内のフォルダ間の移動もできません。 作業中は、ファイル名の右側にある、小さなステータス・インジケータに注目しておいてください。 変更内容がローカルコンピューターに保存されると、このインジケータが知らせてくれます。 Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、オフラインで加えたすべての変更を保存し、インターネットアクセスが回復するとすぐに、ライブバージョンと自動的に同期します。 スマホでアクセスする方法 これらのツールのオフラインアクセスは、モバイルアプリでも可能です。 Android、またはiOSのGoogleドライブアプリで、ファイルの横にある3つの点をタップし、それぞれ「オフラインで使用可」もしくは「オフラインで使用可能にする」を選択すると、オフラインアクセスができるようになります。 オフラインファイルを確認するには、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドのいずれのアプリを使用している場合でも、メインのファイル一覧画面の左上にあるメニューアイコン（3本の横線）をタップし、「オフライン」を選択します。 編集した内容は、デスクトップアプリと同様に、インターネット接続が回復され次第、ウェブ上のライブバージョンに同期されます。 今日のワークハック記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。 Source: App Store, Google Play, Google Drive