改正電子帳簿保存法（写真はイメージです）

2022年、改正電子帳簿保存法が施行され、帳簿や書類のデータ保存のあり方が大幅に見直された。アナログ世代にとって重要かつ衝撃なのは、電子データでやり取りした取引情報は「紙保存」が認められないことだ。電子データでの保存義務化は2年間の猶予があったが、2024年1月以降は電子データ保存が義務付けられ、脱「紙保存」を否応なしに進めなければならない。 【動画】専門家に聞く「事業承継はチャンスだ。」

◆紙だけで保存していたら追徴課税も

改正電子帳簿保存法の主な保存区分は、以下の3つだ。 1、電子帳簿等保存　会計ソフトなどコンピューターで作成している国税関係帳簿などをそのままデータで保存すること。（任意） 2、スキャナ保存　決算関係書類を除く紙で受領や作成した国税関係書類のうち重要書類など（紙の契約書・請求書など）を電子データで保存すること。（任意） 3、電子取引データ保存　電子データでやり取りした取引情報（電子データの契約書・請求書など）を電子データのまま保存すること。（義務） それぞれに満たすべき要件や対応方法が異なるが、最も重要なポイントは電子データでやり取りした請求書などの取引情報の紙保存が認められないことだ。 もし、「紙保存」しかしていない場合、追徴課税が課されるなどの罰則が適用される可能性がある。 また電子データは改ざんを防止するための「真実性の要件」と、検索機能の確保などによる「可視性の要件」という2つの条件を満たす必要がある。 これらの改正新法は、ほぼすべての企業や個人事業主に適用される。例外は、税申告を必要としない地方公共団体くらいのものだ。 企業の対策として、電子帳簿保存法に準拠したシステムを導入すれば、罰則のリスクを低減することができる。システム導入にはコストがかかるが、加速するDX化の中で、避けられない投資なのかもしれない。