タスク管理ツールはどれがいい？ たまったタスクはどうしてる？ みんなのお悩みを聞いてみた
弊社では「Backlog」を使っているんですが、タスクの粒度は自分がやりやすいレベルでいいから、まずは抱えているものを全て書き出して！ と啓蒙しています。そもそもタスクを共有するという文化が根づいていないんですよね。
あと、重用しているのはBacklog内の「Wiki」。運用管理の方法など、決まったことはどんどんストックしています。逆に流れてもいいチャットは「Slack」で、という二刀流です。
放置タスクの解消におすすめなのは、新卒や若手社員に「お掃除屋」をやってもらうこと。たまったタスクを定期的に巡回して、相手がどれだけ上長でも「早くやってください！」と尻たたきしてもらう。若手は誰が何の仕事してるかわかるし、上司は叩かれたくなくて頑張るので、一石二鳥です。
私はフリーランスですが、記事作りのプロジェクトに携わった際、同じくBacklogを重用しました。メインで使ったのは「カンバンボード」。デジタルの付箋的な役割で、とにかく左から右に流すことを徹底しました。
タスク管理がうまくいかなかったプロジェクトもあります。「Notion」を使ってSEO記事のリライトをディレクションしましたが、タスク定義の立て方に問題があり、コミュニケーションエラーが続発しました。 リモート環境であれば尚更そうですが、タスクを立てる際は、「誰が何に対して行うのか、それをどのような状態にすれば完了なのか」を明確にするのが大切です。目的や対象がわからない状態では、永遠に完了しないタスクが浮いてしまいます。 タスク管理の重要性が理解できない人ももちろんいますが、うちでは「週1の部会までに必ずステータスを整理しておこう」と決めて運用しています。
■ タスク管理ツール、導入しても浸透させるのが難しい？
お話を聞いていると、そもそもタスク管理自体に慣れていない人も多いのかもしれないと思いました。
私もそうです。広報は1社にごく少数しかいないので、そもそも共有する相手がいないというのもあって、タスク管理はついつい後回しにしちゃいます。ツールを導入してみたこともあるんですが、チーム全員が同じ認識で取り組まないとうまくいかないですね。
