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カレンダー管理で「余裕」が大事なワケ
5分間ルーティンに加えて、1日のスタート時にはカレンダー管理を行うことも有効です。 普段あまり細かくカレンダーに予定を入れない方は、カレンダーを使って時間を管理することを、最初「少し難しい」と感じるかもしれません。変更があるかもしれないのに予定を細かく埋めることに抵抗を感じる人もいるでしょう。しかし、時間管理は慣れが大切です。続けていくうちに、自然と管理の精度が上がっていきます。 筆者の場合、その日の具体的なスケジュールを完璧に仕上げるのは当日の朝です。普段のカレンダー管理では2、3週間先の予定は50％ほど埋めておくにとどめ、当日の朝に細かい調整を行い最終的なスケジュールを確定します。 カレンダー管理においては、準備時間も考慮に入れたり、時間的に余裕を持たせておくことも重要です。 たとえば、クライアントとのミーティングが続く1週間は、カレンダーにそれぞれの準備時間をあらかじめ確保しておくことで、ミーティングの質を上げることができます。また、突発的なタスクが発生することも想定して、週末に少し余裕を残しておくなど、フレキシブルに対応できるようにするのがよいでしょう。カレンダーを大まかに管理しつつ、朝の5分間で細かい部分を調整することで、その日の予定がスムーズに進行するようになるのです。 また、タスクを30分単位に区切って予定を組むことも効果的です。たとえば、集中力が必要な仕事を午前中のうちに固め、午後には会議や事務処理など比較的、頭を使わずに済むタスクを配置することで、1日のエネルギーを効率的に使えます。スケジュールのブロックごとに目的や優先順位がはっきりしていると、取り掛かる際も迷いが少なくなり、業務をスムーズに進めることができるのです。
スケジュールの「見える化」の絶大効果
タイパ向上を実現する3つ目の仕事術、それは、スケジュールを書き込む際に「見える化」を行うことです。 ここで言う見える化とは、タスクを色分けしたり、カテゴリーごとに整理したりすることで、1日の流れが視覚的に把握でき、優先順位がひと目で分かるようにすることを意味します。 たとえば筆者の場合は、「話す仕事」「考える仕事」「書く仕事」「移動」「その他」のように、おおまかな仕事内容のカテゴリーに基づいて色分けをしています。 上図の例では、「話す仕事」がオレンジで「考える仕事」が黄色、「書く仕事」は青色で「移動」はピンク色、「その他」は灰色です。この色分けにより、仕事の種類や負荷が視覚的にすぐ分かるため、スケジュール管理の際に、バランスを取りやすくなります。具体的には、会議やプレゼンのような「話す仕事」が続いた場合、次にデスクワークなどの「考える仕事」を取り入れるようにして、集中力を分散させる仕事のスケジュールを考案することが可能になるのです。仕事が偏ると集中力やパフォーマンスに影響が出るため、こうした調整は非常に大切です。 見える化の際、仕事内容での色分けに加えて「疲れやすい仕事」と「疲れにくい仕事」も色で分けると、仕事全体の負荷バランスを確認できます。たとえば、赤は集中力を使う仕事、青はリラックスできる仕事として色分けすることで、視覚的に「どれだけ負荷がかかっているか」を把握しやすくなります。これにより、無意識に仕事の負荷が偏ることを防ぎ、1日のエネルギーを効果的に配分しやすくなります。 タスクの見える化によって、進捗管理が容易になり、タスクの変更や修正も迅速に行えるようになります。見える化の習慣を取り入れることで、業務の効率が上がり、結果として仕事の質も向上するでしょう。
