生産性向上のカギを握る「To Doリスト」作成の成功法

多くの人にとって、生産的な1日を過ごすためのカギは、しっかりしたTo Doリストを作成することでしょう。 そのため、To Doリストをつくる際には多くの要素が必要とされます。誤解のないように言うと、何も考えずにただやるべきことを手当たり次第に書き留めるこだけでも、何もしないよりはマシです。 しかし、より優れた結果を得たいと思うのであれば、少し余分な時間をかけてでもすべてを成し遂げるために役立つリストを作成するのが得策です。

リストを作成する前に、タスクの優先順位を決める

優れたTo Doリストを作成する第一歩は、実際にリストに載せるべきタスクを見極めることです。 この作業にはいくつかの選択肢がありますが、最初にやるべきことは、頭の中にあるやるべきことや、やりたいことをすべて書き出すことです。 これから、それらのタスクを整理して優先順位付けをしますが、その際、以下の3つの方法のうちのいずれかを使うことができます。 ABCDE法 最初の方法は簡単です。ABCDE法でそれぞれのタスクの重要度を決める方法です。以下のように各タスクに、AからEまでの重要度を割り当てます。 A: 取り掛からなければ重大な影響を及ぼすもっとも重要なタスク。 B: 即座に大きな影響を及ぼさないものの、取り組む必要のあるタスク。 C: 取り組まなくても実質的な影響がないけれども、処理しておいたほうがよいタスク。 D: ほかの誰かに委任できるタスク。 E: 何の目的もなく、関連する影響がないため、完全に排除できるタスク。 これはかなり主観的なアプローチです。自分でそれぞれのタスクの重要度を決めて、それに従わなければなりません。 「アイゼンハワー・マトリクス」または数学的アプローチ もし、もう少し具体的な方法が必要な場合は、「アイゼンハワー・マトリクス」またはこれからご紹介する便利な数学的アプローチを検討してみてください。 アイゼンハワー・マトリックスを選択する場合、X軸が緊急性を、Y軸が重要性を表すグラフを作成します。 グラフを描画すると、左上の象限には緊急かつ重要なタスクが、右上の象限には緊急ではないけれども、重要なタスクが表示されます。その際、各タスクの隣に期限や潜在的な影響など、情報をいくつか書き留めておくと便利です。 そうすることで、各タスクが適時「緊急」かつ「重要」であるかをより簡単に特定できます。 もし優先順位の決定に最大の客観性を求めて、数学的な方法を選択する場合は、そのTo Doリストを振り返り、それぞれのタスクに1から10までの2つの数字を割り当ててください。 最初の数字は、そのタスクにかかる労力の量を示します。2番目の数字は最終的にそのタスクがどれだけの影響を与えるかを示す数字です。その後、各タスクの「結果」の数字を「労力」の数字で割り、最終的なスコアを算出します。 このスコアも1から10の間の数字になります。そして、すべてのタスクを数字の小さいものから大きなものへと順に並べ替えます。 これにより、重要でありながら最小の労力が必要なタスクが優先され、エネルギーを使い果たすことなく多くのことを成し遂げることができます。