仕事のできる人がやっている手帳術。手帳の選び方から、予定の埋め方まで解説

毎年のように手帳を変えても、忙しさからは解放されません。何種類ものマーカーを使い分けたり、ポストイットを使ったりと工夫を加えてみても、それは同じ。 理由は簡単。仕事を速くするためには、「スケジューリング（予定の立て方）」をマスターすること、言い換えると「手帳の正しい使い方」を覚えることが鍵だからです。 仕事が速い人の手帳を見ると一目瞭然。時間に振り回されることなく、時間の主導権を持つ彼らは、予定を「入ってくるもの」ではなく「自らが埋めていくもの」と考えています。結果、来月、再来月の予定も書き込まれており、やるべきことが明確なのです。 しかし、企業研修講師として時間管理研修を提供するなか、私が見る限りでは多くの人の手帳はそうなっていません。 そこで、今回は仕事を速くする「スケジューリング・手帳活用術」について解説します。

時間を無駄に消耗しない「優先順位」の見極め方

冒頭で、予定は「自らが埋めていくもの」といった通り、まずは「重要度」の高い予定から先に埋めていきましょう。 下図のように「重要度」「緊急度」で整理すると良いでしょう。もっとも優先すべきは、この2つが高いタスクです。　　　 次に見るべきなのが「第2領域」。つまり緊急性は低いものの、重要度が高いタスクを2番目に優先します。ここは、あなたの「未来への投資時間」に該当するからです。 一方多くの人が、何が自分にとって「第2領域」のタスクなのかを整理せずに、業務に翻弄されて無駄に時間を消耗しているのです。 ぜひ、あなたにとっての「第2領域」を考えてみてください。「急ぎの仕事に振り回されている場合ではない」とより強く意識できるはずです。 突然入ってくる「緊急」の仕事については、「第3領域」であるスキマ時間でこなせるように予定を調整すればOK。そのためにも、先々の予定を埋める際に「特急仕事」を処理するための時間を確保しておくことも重要です。

時間の達人が選ぶのは「1週間型バーティカルタイプ」

手帳はアナログであろうが、デジタルであろうが、基本的には使いやすいものを選ぶのがベスト。 でも、1日の予定が3件以上あり、かつ“時間の達人”を目指すなら、曜日ごとの予定を時間帯別に記入できる「1週間型のバーティカルタイプ」をオススメします。 理由は次の2つ。 1週間型バーティカルタイプのメリット 一瞬で1週間を俯瞰できる スキマ時間を可視化できる 「なる早でお願い」と言われた時、後先を考えずスグに対応しているようでは、自分のぺースで仕事ができなくなります。 仕事をゲームにたとえると、この“仕事のゲーム”を征するのは、スグやる人ではなく「時間の主導権」を持つ人。だから、一目で「この曜日」の「この時間」で対処すれば良いとわかる「1週間型バーティカルタイプ」が最適なのです。