受信トレイを整理するなら「差出人別にメールを分類する」と良い理由

メールで溢れかえった受信トレイを整理しスリムにするための方法はたくさんあります。 しかし、それらに大体共通しているのは、各メールがいつ届いたかという時系列に頼っているということです。 そこで、この方法を逆手にとって、差出人別に分類する方法を試してみましょう。

受信トレイを差出人別に分けるべき理由

メッセージを整理する際、おそらく4つのDなどの組織システムに従っていることが多いでしょう。 つまり、削除、完了、委任、または延期のいずれかでメッセージを分類しますが、上から下に向かって進むだけではパターンがほとんどありません。 そこで、受信トレイを送信者で整理することで、もっとも受信するメッセージを誰から（または何から）受け取っているかがわかります。 ニュースレターやメーリングリストの場合、一括で削除できますが、仕事の特定の人からの場合、彼らがあなたからの返信が必要であることを示すサインを得ることができるかもしれません。 1つずつメールを削除または委任する代わりに、特定の送信者からのメッセージを一括で処理して、整理プロセスを迅速に進めることができるのです。

Gmailで差出人順に並べ替える方法

Gmailでは、メールをまとめたい個人または団体からのメッセージをすでに見つけている場合、受信トレイからそのメッセージを右クリックし、「find emails from」（～さんからのメールを検索する）をクリックします。 そうすると、その送信者からのメールだけが受信トレイに表示されます。 検索バーに 「from：相手のメールアドレス」と入力するか、詳細検索ボタンをクリックして 「from」フィールドに相手の名前を入力しても、この受信トレイにアクセスできます。 残念ながら、Gmailの受信トレイ全体を差出人別にソートすることはできず、差出人別にバンドルすることしかできませんが、それでもバッチ処理には役立ちます。

Outlookで差出人順に並べ替える方法

この方法はGmailよりもOutlookの方が優れています。 実際、送信者だけでなく、ほかの受信者やサイズなどでも受信トレイ全体を並べ替えることができます。 受信トレイの上部で、「フィルタ」、「並べ替え」の順にクリックします。お使いのバージョンによっては、「View」（表示）タブで「Arrangement」（並び替え）グループの「From」をクリックする必要があるかもしれません。 受信トレイに差出人別にメールが並び、束ねたり削除したりしやすくなりますよ。