「もしもし」は実はNG？【ビジネスマナー】電話応対の基本とNGマナー
社会人になり一番苦手なのが電話応対という話をよく聞きます。便利なコミュニケーションツールが増え電話をする機会も減ったため、どう応対をしたらよいのか戸惑ってしまうかたも多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスシーンにおいて電話応対を避けることはできません。そこで今回は、苦手意識をなくすための「電話応対の基本マナーとNGマナー」について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。 【画像】「もしもし」は実はNGです！【ビジネスマナー】電話応対の基本とNGマナー まとめはコチラ
電話応対の基本マナーとNGマナー
【元社長秘書のマナー講座】vol. 32 新社会人が最初に身につけるべきマナーのひとつとして挙げられるのが、電話応対ではないでしょうか。しかし、ビジネスに限らず、現在はメールやチャットなど便利なコミュニケーションツールが増え、電話の使用頻度が減り、苦手意識があるという声を多く聞きます。「お客様から電話が来ただけでドキドキしてしまう」「この言葉使いで合っているのかな」など不安を抱えているかたも多いようです。 特にビジネスシーンでは、電話応対は会社の印象を大きく左右するので、失礼のないようしっかりとマナーを心得ておく必要があります。今回は、電話応対の基本マナーとNGマナーについてご紹介します。苦手意識があるかたはもちろんですが、そうでないかたも今一度確認していきましょう。
これだけ押さえておこう！ 受電の基本手順5つ
電話応対の正しい基本手順は5つです。これさえ覚えておけば、あとは実践するだけ！ 苦手意識の克服は、慣れるのが一番です。ぜひ、積極的に電話に出てみてくださいね。 1. 電話が鳴ったら3コール以内に出るのが鉄則 電話がかかってきたら3コール以内に受話器を取るのが基本マナー。3コール以上の場合は「お待たせいたしました」と一言添えましょう。 2. 会社名と自分の名前を先に名乗る 電話をとったら、相手が名乗る前に自分から「会社名」と「自分の名前」を伝えます。注意点は「もしもし」という言葉を最初に付けないことです。 例） お電話ありがとうございます。株式会社○○の××でございます。 3. 相手の名前を復唱・確認してメモを取る 相手が名乗り終わったら、復唱しすぐにメモを取るようにしましょう。復唱することで名前の聞き間違いを防ぐことができます。 例） いつもお世話になっております。株式会社○○の××様でいらっしゃいますね。 4. 相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置く 電話はかけたほうが先に切るのが基本マナーです。相手が切ったことを確認できてから受話器を置きましょう。相手から電話を切ってくれない場合は、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」などと伝えましょう。 5. 忘れないうちに伝言メモを書く 担当者が不在などで伝言を残す場合は、電話を終えたらできるだけ早く担当者のデスクに電話があったことを伝える伝言メモを残しておきましょう。伝言メモには「相手の会社名と名前」「電話があった日時」「用件」「折り返しの可否」「電話を受けた人の名前（自分の名前）」の5つを必ず書きましょう。担当者が戻り次第、口頭でも電話があったことを伝えておくとよいでしょう。
