写真：窓の杜

◆ 確認用のファイルは「読み取り専用」にしたい！ 　エクセルで作成した表の内容を関係者に伝える際、ファイルをメールに添付して送付することがありますよね。相手が遠隔地にいる時などは、お互いのパソコンでファイルを開いて、リモートで打ち合わせすることもあるでしょう。 【画像】ファイルを右クリックして（①）、［プロパティ］（②）を選択します 　同じファイルを開いているなら内容も同じはずですが、意図せずにファイルを更新してしまい、話がかみ合わなくなってしまう可能性もあります。エクセルの場合、数式が壊れてしまって修復できないという状況にもなりがちです。 　今回はファイルを「読み取り専用」として開くことを促すメッセージを表示する方法を3つ紹介します。WordやPowerPointでも同様の操作が可能です。 　完全にファイルの編集を禁止するわけではありませんが、メッセージが表示されることで「このファイルは更新してほしくないのだな」と相手に思わせる効果があります。また、自分も意識してファイルを編集するようになるので、更新データの共有忘れも回避できる効果があります。 ■ ファイルのプロパティで設定する 　Windowsの機能を使って、ファイルを「読み取り専用」に設定できます。設定を解除する場合は、以下の手順を参考に［読み取り専用］のチェックを外すだけです。 ■ エクセルの［情報］から設定する 　エクセルの機能で「読み取り専用」に設定することもできます。ファイルを開く際にメッセージが表示され、［はい］を選択すると読み取り専用、［いいえ］を選択すると編集可能な状態でファイルが開きます。 ■ 書き込みパスワードで編集を禁止する 　上記の2つは簡易的な「読み取り専用」の設定方法です。［名前を付けて保存］ダイアログボックスの［ツール］からパスワードを設定して編集を禁止することもできます。パスワードを知らない人は「読み取り専用」でのみ開くように制限可能です。 ■ 「読み取り専用」の設定方法を覚えておこう 　読み取り専用のファイルを受け取った時に戸惑わないように、設定方法を覚えておきましょう。パスワードを設定した場合は忘れないように注意してください。