定時退社したければ必須のメール作業「爆速化」、なぜ「7つの型」習得が重要なのか
現代のビジネスパーソンにとって、避けて通ることができないメール作業。日々やり取りする膨大な量のメールに時間を取られ、業務時間が圧迫されてしまう人も少なからずいるのではないでしょうか。仕事におけるタイム・パフォーマンス（タイパ）を向上させる上では、メール作業をいかに効率化できるかがカギとなります。通勤中の電車など移動時間でできる効率的なメール作業の手法を、日本ビジネスメール協会代表理事を務める平野友朗氏が紹介します。 【詳細な図や写真】メール作業効率化のためのルールとは（Photo/Shutterstock.com）
メールの優先順位が「一目瞭然」の分類法
移動中にメールを処理することは、忙しいビジネスパーソンにとって非常に有効な時間活用の手段です。特に電車の中では、座っている間にスマートフォンを使ってメールを確認したり、返信したりすることができるため、移動時間をムダにしないためにも、この機会を最大限に活用したいところです。 しかし、ただ漠然とメールを処理するだけでは、結果的に時間をムダにしてしまうことも少なくありません。移動時間に効率よくメールを処理するためには、明確なルールを決め、的確な方法を取り入れることが重要です。 では、そのルール・方法とは何でしょうか。 筆者が推奨するのは「メールをあらかじめ分類しておく」ことです。具体的には、メールを以下の3種類に振り分けます。 ・読むだけでよいメール すぐに返信できるメール 後でじっくり対応する必要があるメール 受け取るメールを3種類のどれかにしっかりと分けておくことが、効率的なメール処理の基本となります。
通勤電車で「まず読むべき」メールとは？
そしてこの分類に基づき、それぞれのアクションを明確に区別することが重要です。 まず、「読むだけでよいメール」は、内容を確認して終わり。特にアクションを起こす必要はありません。報告書などの資料が添付されているメールも、確認するだけでよいなら移動時間に読んでしまいましょう。未読メールを一通でも減らせると気持ちは軽くなり、その後の業務に集中できます。この種類のメールは通勤や取引先へ移動する電車の中など、限られた時間でさっと確認するのがおすすめです。 2つ目の「すぐに返信できるメール」は、時間をかけずに簡潔な返信を心掛けます。お礼や承認の連絡など、特に詳しい説明が必要ない場合、短いフレーズで迅速に対応することがポイントです。 「ご対応ありがとうございます」 「このまま進めてください」 「承知しました」 こうしたよく使うフレーズを辞書登録しておけば、移動中にスマートフォンで素早く入力できます。 そして3つ目の「後でじっくり対応する必要があるメール」は移動中、無理に対応する必要はありません。ただし、軽く目を通しておけば、オフィスに戻ってすぐに対応できます。移動中に内容を把握しておけば、その後のメール処理における優先順位も付けやすくなります。 このように、分類ごとのアクションを決めておくことで、移動中という限られた時間でどのメールから対応するべきかの優先順位が分かりやすくなります。たとえば、「読むだけでよいメール」をさっと確認することから始め「すぐに返信できるメール」には短いメッセージをすぐに返し「後でじっくり対応する必要があるメール」については内容を確認するにとどめる。こうした順位付けを意識するだけで、隙間時間のメール処理効率が大幅に向上します。
