タイパ向上に「超有効」なメール作成「7つの型」

　こうした分類を踏まえた上で、メールをスピーディーに処理していくには、文章構成を考える時間を削減することも重要です。 　筆者は、メール作成において非常に効果的なフレームワークである「7つの型」を提唱しています。この型に沿うことで、迷わず、迅速にメールを作成できるようになります。 　「7つの型」は、次の順に構成されます。 ・宛名 あいさつ 名乗り メールの要旨 詳細 結びのあいさつ 署名 　このフレームワークに従うことで、何を、どの順番で書けばいいか迷うことがなくなります。特に、移動中の限られた時間でのメール処理において、この型を意識することは非常に有効です。「7つの型」を実際のメール文面に当てはめると以下のようになります。 　この型のうち、「メールの要旨」と「詳細」以外は、作成する際に時間をかけて考える必要はありません。たとえばあいさつなら、社外向けなら「お世話になっております」、社内向けなら「お疲れさまです」などと、あらかじめ自分の中で型を決めておきましょう。最も相手に伝えるべき要旨と詳細を明確に分かりやすく記載できるよう、定型的な箇所はとことん「流れ作業」化するのです。

スマホ入力で侮れない「あの方法」

　さらに、先ほど少し言及した、PCやスマートフォンの辞書登録機能を活用することで、より効率的にメールを作成できます。 　たとえば、筆者自身も「おつ」と入力すれば「お疲れさまです。平野です。」が自動的に変換されるように辞書登録しています。「あい」と入力すれば「アイ・コミュニケーションの平野です。」が表示されるように設定しています。 　「あいさつ」「名乗り」は毎回メールに必ず書くので、辞書登録の効果は絶大です。これにより、出先でも素早くメールを作成でき、必要以上に時間を取られることがなくなります。 　また、スマートフォンでの入力スピードを向上させるためには「フリック入力」をマスターすることをおすすめします。フリック入力は、慣れたら、非常に高速で文字を入力できます。特に移動中など物理的にキーボードを使えない状況では、フリック入力が役立ちます。 　効率化において、署名も重要な要素です。デフォルトの「iPhoneより送信」といった自動署名を使っている人を見かけますが、これでは少し雑な印象を与える可能性があります。 　署名には、自分の会社名や役職、連絡先などをしっかりと記載し、ビジネスにふさわしい内容に整えておくことが大切です。署名をあらかじめ登録しておくことで、移動中でも、きちんとした対応が可能になります。 　Outlookを使っている場合は「クイック操作」という機能も便利です。この機能は、あらかじめ決まった文面や送信先などをひな形として登録しておくことができる機能です。先ほど紹介した7つの型に基づいてひな形をあらかじめ登録しておき、宛名や要旨、詳細をそのメールに合った形に書き直せば、メール作成時の入力の手間を大幅に減らせるようになります。 　これらの工夫を実践することで、電車での移動中も、ムダなくメール処理を進められます。それにより、ほかの業務に充てる時間を増やすことができます。タイパ向上に向けてメール処理効率を最大化するために、ぜひ取り入れてみてください。

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