Googleドキュメントを見直すべし！ 今から使いたい便利機能8選【今日のワークハック】

学生時代から常に私の味方になってくれたのはGoogleドキュメントです。契約書の作成から、大勢の共同作業者とのシームレスな共同作業まで、Googleドキュメントでできないことに出会ったことがありません。 しかし、このツールには意外と知られていない細かい機能がいろいろあります。Googleドキュメントを使いこなすために見ていきましょう。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 Googleドキュメントをさらに使いこなしたい人 普段同じ機能しか使っていない人

今日のワークハック：Googleドキュメントを使いこなして最強のビジネスパーソンになる

文章を書くとき便利な機能 まず、議事録やメモなどを書く場合に便利な機能です。 音声入力を使う 「ツール」メニューから「音声入力」を選択すると、会議中のメモ取りが楽になります。 小さなマイクのアイコンが表示されるので、それをクリックすると、PCのマイクが捉えた音声がすべてドキュメントに入力されます。この状態では完璧ではありませんが、とりあえず会議の音声をすべて音声入力で文字にして後で編集しましょう。 辞書機能を使う 上部メニューの「ツール」から「辞書」をクリックすると、そのドキュメント内で辞書をチェックできます。ドキュメント内の単語をハイライトし、「Command + Shift + Y」を押すとすぐに辞書機能を使えます。 辞書は画面のサイドバーに表示されるので、単語をGoogleで調べるためにドキュメントを離れる必要がありません。 パネルの一番下には同義語が表示されるので、それをドキュメントに入れ替えれば、ボキャブラリーを増やせます。 テキストの検索と置き換え Googleドキュメントで「Command + F」を押すとテキストを検索したり置換したりできます。 ウィンドウの右上に通常の検索バーが表示されますが、3つの点でできたメニューをクリックすると、「検索」だけでなく「置換」も表示。 ドキュメントの中で誰かの名前を何度も書き間違えたり、ある単語を使う頻度が高い場合に、簡単に置き換えることができます。「すべて置換」をするオプションもあれば、該当する単語を置き換えるか1回ごとに確認しながら進めていくこともできます。 目次を入れる 長いドキュメントに目次を入れたい場合は、「挿入」メニューから目次を挿入できます。 やり方は、セクションの見出しをハイライトして、メニューから「書式」ボタンを選択し、「段落スタイル」にカーソルを合わせ、見出しオプションを選択して書式を設定すると自動的に更新される目次が作成されます。 2ページ目にあった情報が、その上に別の段落を挿入したせいで3ページ目になってしまっても、目次が自動的に更新されるので、手動で更新する必要はありません。また、目次内のヘッダーをクリックすると、そのセクションに一瞬で飛ぶことができます。 バージョン履歴を確認する 「ファイル」メニューの「バージョン履歴」をクリックすると、古いバージョンのドキュメントを見つけることができます。 私は長い間このことを知らず、Googleドキュメントは自動的に更新されるので、いったんドキュメントを修正したら、修正前のバージョンは存在しなくなると思っていました。 でも違ったんです！今、Googleドキュメントでこの記事を書いていますが、45分の間に2つの異なるバージョンが保存されていました。 そのほかの便利な機能 他のソフトを使うと複数のプログラムが必要になることでも、Googleドキュメントを使うと簡単にできます。 PDFをドキュメントで開く PDFをGoogleドライブにアップロードし、「アプリで開く」メニューで「Googleドキュメント」をクリックするとPDFを編集可能なテキスト文書にすることができます。 私がこのハックを知ったのは数カ月前です。 ちょうどAdobeのサブスクが失効したときで、編集するドキュメントはたった1つしかなかったので、サブスクの更新はしたくありませんでした。 このハックを使うと書式に問題が生じることもありますが、ほとんどの場合、GoogleドキュメントはシームレスにPDFを編集可能なテキストに変えてくれるので、PDFとして保存する前に簡単に変更できます。 手書き入力をする Googleドキュメントで「手書き入力」を追加するとドキュメントに手書きで署名できます。 Wordの拡張機能は複雑すぎるし、オンラインのドキュメントエディターは高価すぎますから、Googleドキュメントで無料でできることに気づく前の私は、署名可能なドキュメントをすべて印刷してペンで署名し、その写真を撮って必要な場所にアップロードしていました。本当に大変な手間でした。 Googleドキュメントで署名するには、「挿入」→「描画」→「新規」の順に進みます。 手書き入力用のボックスが表示されるので、メニューから「線を選択」を選び、「手書き入力」を押します。あとは、ボックスにサインを手書きして、保存を押せばドキュメントにサインを挿入することができます。繰り返しますが、これは無料です。 タスクを追加する テキスト内に「タスク」を追加できます。これは、グループで共同作業をしている場合や、大量の課題を決められたスケジュールで終わらせる必要がある場合に便利です。 ドキュメントに「@task」と入力すると、ダイアログボックスが表示されるので、タスクに名前をつけたり、誰か（自分でも可）に委任したり、タスクの期限を設定したりすることができます。 ドキュメントの最初か最後に空白のページを作り、そこにすべてのタスクを追加すると便利です。Googleドキュメントでは、すべてのタスクの横に小さなチェックボックスが表示されるので、チェックを入れながら作業を進めることができます。 今日のワークハック記事をもっと読む 連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。