多忙さを加速させる原因はカレンダーにあった。適切にスケジュールをコントロールする考え方
時間をブロックすることの欠点
時間をブロックすることは、働く人たちが会議の負荷とデスクワークのバランスを取ろうとする方法の1つです。 理論的には、重要なことに取り組むための時間を自分に与え、カレンダーが優先事項をコントロールするのを防ぐ最適な方法です。 しかし、時間をブロックするということは、間違いなく誤った想定をすることになります。いったん手動でブロックしてしまうと、カレンダーは変更されません。 日曜日の夜に、ラップトップでカレンダーを見ながら仕事の時間を手動でブロックしても、月曜日の朝、完璧だったはずのスケジュールが会議への招待とリクエストの洪水によって既に断片化されていることがあります。 原因は 「クイック同期」です。「クイック同期」は、固定された時間のブロックがあるスケジュールに大混乱をもたらす可能性があります。 過密スケジュールになる人は、多くの場合、どの会議にも「NOと言う」ことが許されていません。仕事の大部分が他者とのコラボレーションなので、特定の会議が自分でブロックした時間よりも優先されることに。 複数のカレンダーを使用している場合に生じる問題と同様に、時間をブロックすると、不要な時間を消費することになります。 イベントを作成し、ほかのコミットメントに対応するためにイベントを調整し、ほかのスケジューラーに入ったりキャンセルされたりする予定を処理していると、時間をブロックすること自体が本来の仕事だと言えるぐらいです。 一般的に、PCはスケジュールを最適化することに非常に優れています。一方で、人間は重要なことを判断することに長けています。問題は、この2つをどのように組み合わせるかです。
カレンダーは重要度を判断できない
何が重要かということに関して、働く人が苦労している3つ目の課題があります。 それは、カレンダーに優先順位が反映されないことです。時間をブロックすることは、重要な目的に集中するために使用する1つのメカニズムであり、会議の負荷を管理し、バランスを取っています。 会議の重要度を決めて選別しようとすると、時間のブロックの難易度がさらに高くなります。イベント自体を移動、調整、編集、維持するだけでなく、「みんなで集まれる時間を見つけよう」という愉快なゲームもしなければなりません。 複数の出席者のスケジュールを調整しようとすると、複雑なことがたくさんあります。もちろん、いつ、何を、どこでなどの側面もあります。 しかし、会議のスケジュールには、感情的な要素や社会的な要素もあります。誰も金曜日の午後4時に会議をスケジュールする人間にはなりたくありませんし、同じ人との1対1の面談を 3週間続けてキャンセルする人間にもなりたくありません。 したがって、この問題は、私たちの時間と精神的エネルギーの多くを占めることになります。 そして、会議を開催する (または開催しない) ためだけに多大な労力が費やされると、「この会議は私／私たちの優先順位に沿っているか？」あるいは「この会議を承諾した場合、ほかの重要な仕事にどのような悪影響があるか？」といった、より重要なことを自問する時間がほとんど残されていません。 ここでも、ソフトウェアが役立ちますし、役立てるべきです。人間は人間の得意なことに集中し、スケジューリングの手間は機械に任せた方が良いでしょう。
