1日に20分以上も!探しもの時間をゼロにするトヨタ流「捨てる技術」
生成AIやデジタル機能の進化、ペーパーレスによって仕事にかける労力は軽減されるはずなのに、なぜかタスクが終わらない……。そんな悩みを抱えるビジネスパーソンは、多いのではないでしょうか。トヨタグループのデンソーで徹底的に仕事の「ムダ」を減らし、「成果」を最大化する仕事術を学んだ森琢也氏によるカイゼン術の3回目。 【ポイントまとめ】これが具体的な「捨てる基準」。捨てる基準があれば、モノを捨てる時の心理的負担も軽くなる ※本記事は『トヨタで学んだハイブリッド仕事術』(森琢也著、青春出版社)の一部を抜粋・再編集したものです (森琢也:株式会社クック・ビジネスラボ代表取締役、中小企業診断士) ■ 探しもの時間をゼロにするトヨタ流「捨てる技術」 ある文具メーカーの調査によると、日本のビジネスパーソンは紙書類を探す行為に、平均で週に約1.7時間を費やしているそうです。 オフィスの机の上が散らかっていて、いざ必要な書類を探そうとしてもすぐに見つからない。さらに紙書類だけでなく、パソコンのデータも散乱していて、すぐに欲しいデータが取り出せない……。 1週間で1.7時間ということは、1日に平均すると約20分、紙書類を探すために使っている計算になります(週5日勤務で計算)。さらに、パソコン上のデータ探しも加えると、多くの方が毎日30分以上、探しものに時間を費やしているのではないでしょうか。 ということは、探しものをしないで済むようになれば、「毎日30分以上、早く仕事が終わる」ことになります。どうすれば、この「探しもの」に費やす時間や労力のムダをなくすことができるのでしょうか。 方法は簡単で「整理・整頓」して、不要なものを捨てるのです。ただし、このやり方にもトヨタ流があります。
■ 一般とは異なるトヨタにおける「整理」の定義 ■STEP1 トヨタ流「整理・整頓」 一般的に私たちが日常で使う、自宅の掃除や片付けを行う際の「整理・整頓」と、トヨタで使われている「整理・整頓」は異なっていて、入社当時私も大きく戸惑った経験があります。 そもそもみなさんが自宅の掃除や片付けを行う目的はなんでしょうか。清潔感や衛生を保持したい、足の踏み場や寝るスペースを確保したい、友達が遊びに来るから見た目を整えたい、などではないでしょうか。 一方で、トヨタの「整理・整頓」の目的にはお金(時間や労力)の節約が加わります。 従業員がものを探す時間も労務費というコストが発生していますし、ものが見つからずに買い足す場合も、つくり直す場合もコストが発生するからです。 トヨタグループでは、「整理ができない人」は「仕事ができない人」と同義語で使われることがあります。「整理ができない人」=「判断ができない人」=「仕事ができない人」と評価されてしまうのです。 このような発想のもとになっているのが、「整理」についての考え方です。みなさんは乱雑に散らかった机のまわりを「整理しなさい」と言われたら、どのように対応しますか。 多くの方が、ひとまず、寄せて、まとめて、並べて、重ねて……と対応するはずです。しかし、トヨタでは異なります。 トヨタでは、机の上などに散らかっているものをきれいに整える行為が“整列”、それに対して「ものごとの要否を判断して、不要なものを捨てる」行為が“整理”であると明確に区別しています。 そして、もちろん整列と整理では、整理を重視します。ものがなければ、散らかることもないし、「探しもの」に費やす時間もなくなるからです。 もちろん整列も大切ですが、不要なものを見栄えよく並べてもあまり意味はありません。できる限りものを捨てていくという発想は、前回ご説明した「ECRSの4原則」のうちの「Eliminate=なくす」と同じ考え方です。