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郵便物やチラシなど、家には「紙」がたくさん届く。どれも必要な気がして取っておいたら、あちこちが紙だらけ、そして必要なときに大事な書類が見つからない。こんな状況に陥ったことはないだろうか。 【画像】目的の紙を探しやすくなるメリットも!便利な「データ化」の例を見る こうした家の紙類に悩んでいるなら、スキャンして“データ化”し、整理することを考えてほしいと「片づけアドバイザー」の石阪京子さんは話す。 「インターネット上に保存できるサービスを活用すれば、スマホやタブレットでいつでも見返すことができます。共有もしやすいのでお勧めです」（以下、石阪さん）。 確かに紙の量は減らせそうだが、いざやるならどう進めればいいのか。データの消失はどう防げばいいのだろう。ポイントや留意点を聞いた。

スキャンはスマホカメラでも十分

石阪さんは家の紙類を減らすなら「金目の紙」「使う目的のある紙」は手元に残し、それ以外はデータ化（その後に処分）しても良いとしている。 例えば、健康診断の結果、学校の年間予定表などはデータ化してもOK。紙類を仕分けたら、実際にスキャンとデータ化をしていく。やり方はいろいろあるが、初心者はスマホカメラで撮影し、ネット上のサービスに保存するだけでも十分だそう。 石阪さんが保存先として勧めるのが「Google ドライブ」「Google Keep」だ。Google ドライブはファイルなどをネット上に保存できるサービスで、搭載しているスキャン機能が便利。 紙類をスマホカメラできれいに撮影するのは意外と難しいが、スキャン機能を活用すれば、紙部分のみを切り抜き、傾きを自動補正した状態で撮影できる。複数の撮影物をひとつのPDFファイルとして保存できるので、書類などもデータ化しやすい。

検索機能を活用できると後がラク

Google Keepは写真、メモ、音声などをネット上に保存できるサービス。データにキーワードやラベルを設定でき、検索機能が優れているのが特徴だ。 写真をアップロードする際、タイトルやメモを一緒に残せるので、撮影した紙類の内容に関連したキーワードを設定すれば、後からでも簡単に検索できる。「見たいデータがどこにあるか分からない」といった状況を心配しなくてもよくなるのだ。 「長い言葉、難しい言葉だと思い出せなくなるので『仕事』『片づけ』『家事』といった、簡単な言葉で良いです。検索で引っかかるよう、設定してみてください」 このほか、Google ドライブやGoogle Keepには、撮影物の文字をテキストにおこす機能もある。読み取った文字情報から作成しているため、誤字脱字の可能性は注意しなければならないが、紙類の情報を出力したくなったときに役立つはずだ。