いつものタスクを「自動化」して一瞬で終わらせるワークフロー活用術【Slackワークハック #4】

ビジネスにおけるコミュニケーションプラットフォームとして欠かせない「Slack」の使いこなし術を中の人に教えてもらう本シリーズ。Slackを日本で提供している株式会社セールスフォース・ジャパン カスタマーサクセス統括本部 プロダクトサクセス本部 Slackサクセスマネジメント部 部長・相川仁夫さん直伝の活用術をご紹介しています。 いつものタスクを「自動化」して一瞬で終わらせるワークフロー活用術【Slackワークハック #4】 最終回は、一連の操作を自動化する機能「ワークフロー」の活用方法を教えてもらいました。 【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】 定型的な業務が多く、手間を減らしたい チームのSlackを管理している 工夫で作業を効率化するのが好き 目次 いつもの業務を自動化できる「ワークフロー」 　　テンプレートからワークフローを作成する手順 　　トリガーとステップの設定 活用例1. 絵文字でアンケート回答 活用例2. 確定申告などのリマインダー＆備忘録 ▼前回はこちら

いつもの業務を自動化できる「ワークフロー」

ワークフローは、定型的な業務をSlack上で自動化するための機能。 たとえば、毎週決まった日時にチームのチャンネルに週報の提出を呼びかけたり、Slack内でアンケートを取って集計したりといったことを、手間をかけずに行なえるようになります。 ワークフローでは、一連の操作を開始するきっかけとなる「トリガー」と、Slack内でどのような操作をするかを順に指定する「ステップ」を設定することで、さまざまな操作の自動化が可能。 1から自分でつくるのはハードルが高いと感じると思いますが、用意されているテンプレートを使うことで、目的に応じたワークフローを簡単に作成可能です。 テンプレートからワークフローを作成する手順 サイドバーの「その他」をクリックし、「自動化」を選択 「ワークフロー」をクリック 「テンプレート」からテンプレートを選択するか、「ワークフロービルダー」の「ワークフローを作成する」から新規作成を開始する チャンネルに新しいメンバーが参加したときにメッセージを送ったり、入力フォームでアンケートを実施して結果をスプレッドシートに集約したり、といった多彩な用途で使えるワークフローのテンプレートがすでに用意されています。 トリガーとステップの設定 ワークフロー開始のきっかけとなるトリガーには、リンクをクリックすることでワークフローが開始される「Slack内のリンクから」、投稿に対して特定の絵文字が押されたときに起動する「絵文字リアクションが使用された時」、あらかじめ指定した日時に開始する「スケジュールに基づく」などがあり、用途に合わせて選択します。 トリガーに続けて設定するステップは、入力フォームを立ち上げたり、特定のチャンネルやDMにメッセージを送ったり、チャンネルを作成したりといった操作が可能。 最後に、作成したワークフローを公開すれば、公開先のチャンネルなどの参加者がそのワークフローを利用できるようになります。