忘年会・新年会のシーズンが到来 社会人であれば絶対に守るべき、たった5つの予約ルール

(写真:アフロ)

忘年会と新年会の時期

この時期は、一年の終わりということで年の暮れに忘年会が行われたり、年が明ければ新年会が行われたりします。飲食店で食べ飲みして親睦を深める機会があることでしょう。

忘年会や新年会は、飲食店の繁忙期であることに加えて、客の人数も多いだけに、必ず予約しておかなければなりません。

予約する際、および、予約してから実際に訪問するまでの間に、是非とも気を付けていただきたいことがあります。

留意してもらいたいこと

予約に関して留意していただきたいのは、次のことです。

  • 複数予約しない
  • 集まれる時間にする
  • 人数の幅を伝える
  • 変更があればすぐ伝える
  • 参加者が協力する

すぐにピンとくるものはあるでしょうか。

予約を行い、飲食店と連絡をとる幹事にはもちろん、幹事だけではなく、参加者全員に関係しています。

それぞれについて詳しく説明していきましょう。

複数予約しない

複数予約することは絶対にやめるべきです。

大手予約台帳サービスを展開するTableCheck(テーブルチェック)が2018年に実施した「飲食店の無断キャンセルに関する消費者意識調査」によれば、ノーショーが発生する理由の1位(39.8%)に「とりあえず場所を確保するために、複数の飲食店を同時に予約した」とあるように、ノーショー(無断キャンセル)の主因となっているからです。

TableCheckによる最新2019年の「飲食店の無断キャンセルに関する消費者意識調査」でも、「とりあえず場所を確保するために予約」が1位(34.1%)、「人気店なのでとりあえず予約」が2位(32.5%)となっており、複数予約につながる理由が上位を占めています。

複数予約をしているけれど、ちゃんとキャンセルするから大丈夫という考え方は危険です。ノーショーではなく、ドタキャン(直前キャンセル)をしたとしても、飲食店は困ります。なぜならば、飲食店の準備は、予約された時から既に始まっているからです。

テーブルの配置を決めたり、必要な食材を発注したり、当日の流れを考えたりと、予約した客が訪れることを想定して着々と作業を進めています。そうでなければ、当日にスムーズなサービスなどできません。

最初から訪れる気がなく、キャンセルするために飲食店を予約することは、偽計業務妨害罪となる可能性もあるので、キャンセル前提で予約する考えは今すぐに改めるべきです。

複数店を予約してしまうと、本来は予約できた他の客が予約できなくなります。飲食店にだけではなく、他の客にも迷惑をかけてしまうので、複数予約はやめるようにしましょう。

集まれる時間にする

集まれる時間にするというと、当然のことのように聞こえますが、忘年会や新年会では特に気を付ける必要があります。

普段であれば、予約時間から少し開始時間が遅くなっても多めにみてもらえるかもしれません。しかし、繁忙期では回転数を増やすためもあり、開始と終了の時間が厳しくなっているからです。17時30分もしくは20時のどちらかに開始など、予約時間が決まっている場合もあります。

バラバラと集まるようなことになれば、居酒屋などカジュアルな業態の場合、参加者が全員揃っていてもいなくても、料理を提供し始めることになるでしょう。

飲食店で予約できる時間を確認しつつ、しっかりと参加者が集まることができる時間を意識して予約することが大切となります。

人数の幅を伝える

人数をぴったりと決めて、当日まで何も変わりないのがベストに違いありません。しかし、予約の際にはまだ予定がはっきりと決まっていない人もいることでしょう。

そのような時には、飲食店にしっかりと人数の幅を伝えることが重要になります。なぜならば、訪れる人数によって、個室にできるかどうか、ダイニングエリアのどの場所にアサインするかどうかが決まるからです。

人数に変更ないのが最も望ましいですが、少しでも変わる可能性があるようなら、最多で何人、最少で何人というのを必ず伝えておきましょう。

そうすれば、飲食店も、他の予約客の対応やテーブルの配置、食材の仕入れや従業員の人数など、フレキシブルに対応できます。

当然のことながら、人数が決まったのであれば、当日に訪れてから伝えるのではなく、決定した時点で速やかに伝えることを忘れてはなりません。

変更があればすぐ伝える

時間と人数について触れましたが、時間と人数、さらには、コースなどオーダー内容に変更があれば、すぐに連絡することが大切です。他にも、参加者のアレルギーや極度の好き嫌いの有無が発覚した時にも同様。

明日でもいいのではないかと思っていたとしても、飲食店にはテーブル配置、食材の仕入れ、料理の仕込みなど、事前に行わなければならないことがたくさんあります。

客が想像できないような業務も行っているので、少しでも早く変更の旨を伝えることが重要です。

そうしなければ、たとえば、人数を増やせなかったり減らせなかったり、食材やコースを変更できなかったり、より広い空間に案内してもらえなかったりします。

飲食店にとってだけではなく、客にとってもよいことはありません。したがって、どのような些細な変更であったとしても、自分自身で判断せず、なるべく早く飲食店に伝えておくべきです。

参加者が協力する

参加者をとりまとめ、飲食店と予約などのやりとりするのが幹事。

幹事が重要な役割を担っていることは確かですが、参加者には是非とも幹事に協力してもらわなければなりません。

参加者に、偏食すぎる人がいれば、幹事が複数の飲食店を予約してしまう可能性もあるでしょう。食材や味付けに好き嫌いがある参加者が多ければ、コースを決めるのに難儀します。

参加の意思を先延ばしにしたり、曖昧に保留したりしている人がいれば、人数をいつまでも決定できません。何時から参加できるのかも、しっかりと確認して伝える必要があります。

会社の忘年会や新年会であれば、新人や役職が下の方が幹事を担うことが多いだけに、幹事が参加者に気を使ってしまうことは、想像に難くありません。

そういった時にこそ、上司や先輩といった参加者の方が、適切に判断したり、迷いのない決断を下したりして、幹事に協力してあげるべきです。

幹事が参加者に細かく気遣いする一方で、飲食店に全く配慮せず迷惑をかけることは、社会人のあるべき姿であるとはいえません。

そのようなことにならぬよう、飲食店が重要な取引先であると置き換えてみて、参加者は幹事を積極的に支援するべきです。

それができないようであれば、上司や先輩といったポジションにいる方は、安易に飲み会や忘年会を開催しようなどと、決して発言してはなりません。

令和からノーショーやドタキャンが改善されるか

ちょうど一年前くらいに経済産業省から公式サイトで「No show(飲食店における無断キャンセル)対策レポートが発表!」というページが公開され、ノーショーやドタキャンの問題が大きな進展を遂げました。

それから一年が経過し、元号も令和となりました。万葉集という日本の古典が初めて元号の出典となり、令和には「人々が美しく心を寄せ合う中で、文化が生まれ育つ」という意味が込められているといいます。

関連リンク

昭和や平成の時代とは異なり、令和の忘年会や新年会では、幹事と参加者が飲食店に心を寄せ、ノーショーやドタキャンが改善されることを強く願っています。

そして、そのためには、予約する際には、ここまで紹介してきたことを是非とも留意していただけたら幸甚です。