まもなくPTAに個人情報保護法が適用 規約をどう修正する? 文案を提示する自治体も

指針を定めておけば共通理解が進みます(写真:アフロ)

今月末(2017年5月30日)から改正個人情報保護法が施行され、PTAも個人情報保護法の適用対象となります。

これまでは“保有する個人情報が5000人以下”の小規模事業者は適用除外でしたが、改正に伴ってこの除外がなくなるのです。

PTAは今後、どう対応すればいいのでしょうか? 個人情報保護委員会の広報資料には、このように書かれています。

1 個人情報を取得する時は、何に使うか目的を決めて、本人に伝える

2 取得した個人情報は決めた目的以外のことに使わない

3 取得した個人情報は安全に管理する

4 個人情報を他人に渡す際は、本人の同意を得る

5 本人からの「個人情報の開示請求」には応じる

出典:――「個人情報保護法の5つの基本チェックリスト」より

つまりPTAはこれまでのように学校から本人同意なく名簿を受け取るのでなく、保護者に使用目的を伝え、独自に個人情報を集めることが必要となります。

PTAの規約も、修正したほうがよいでしょう。

たとえば東京都のある教育委員会では、規約の追加と個人情報取扱の指針のサンプルを作成し、各PTAや学校に提示しているということです。

筆者が確認したのは2つの自治体の教育委員会ですが、内容は割合似たものでした。

以下に、これらの自治体のサンプルをベースに作成した、PTA規約&取扱方法の文案を紹介します。

<*規約に追加する条項>

第○条 本会の活動を推進するために必要とされる個人情報の取得や利用、管理については「個人情報取扱方法」に定め、適正に運用するものとする。

<*規約とは別に定める指針>

○○小学校PTA 個人情報取扱方法

(目的)

第1条 この個人情報取扱方法は、○○小学校PTA(以下「本会」という。)が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めることにより、事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報に関する会員の権利・利益を保護することを目的とする。

(指針)

第2条 本会は個人情報保護に関する法令等を遵守し、個人情報保護法に則って運用管理を行う。活動においても個人情報の保護に努め、要配慮個人情報は取り扱わないものとする。

(周知)

第3条 個人情報の取扱方法は、総会資料または通知などにより会員に周知する。

(利用目的)

第4条 本会では個人情報を次の目的のために利用する。

(1)会費請求、管理等のための連絡

(2)文書等の送付

(3)本会役員・委員・会員名簿等の作成

(個人情報の取得)

第5条 本会が取り扱う個人情報及び利用の同意については、PTA会長に書面で提出された次の事項とする。

氏名、電話番号、その他必要とするもので同意を得た事項

(同意の取り消し)

第6条 会員は、取得に同意した場合であっても、その後の事情により個別の項目または全ての事項について、同意を取り消すことができる。

2 不同意の申し出があった場合、直ちに該当する個人情報を廃棄または削除しなければならない。ただし、名簿などとして既に配布しているものについては、削除の連絡をすることでこれに替える。

(管理)

第7条 個人情報は、本会が適正に管理する。

2 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄する。

(第三者提供の制限)

第8条 本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

■問い合わせ先 ○○○○/連絡先 △△△△△△△△△

この文案は、上記2つの自治体が作成したサンプルをベースに、個人情報保護法に詳しいコンサルタントの神宮寺ぴこさんの協力で作成したものです。

現在、個人情報保護法の対応を検討しているPTA役員や会員、教職員の方は、こちらを参考に規約を修正してはいかがでしょうか。

PTA役員の方はぜひ一度、改正個人情報保護法に目を通しておくことをおすすめします(とくに4章の1節「個人情報取扱事業者の義務」)。

個人情報保護法についてわからないことがあるときは、個人情報保護委員会が設置する「個人情報保護法質問ダイヤル」に問い合わせることもできます。