入退室はいつ？ 服装は？ 商談が成功する「オンラインミーティング」のマナー【新時代のビジネスマナー】
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身だしなみや表情も対面とは違う工夫を
環境づくりが万全にできたら、いよいよ本番。身だしなみの基本は「仕事中」という状況においては、オフィスにいるときと同様に大切です。ただし、テレワークでは、オンライン会議の相手が社内の人か、社外の人なのかによって変わりますね。さらには、業種や職種、会社のカラーによっても変わることでしょう。悩んだときは、それぞれにふさわしい身だしなみについて上司や先輩に相談し、社内でガイドラインを作成すると安心です。 また、服装は明るい色がおすすめです。顔映りがよくなり、相手も明るい気持ちになれるでしょう。ただし、背景の色とのバランスや調和次第では、暗い色の方が生える場合もあるので臨機応変に対応しましょう。ビジネスマナーは「絶対的にこうでなければいけない」ということはありません。 オンラインミーティングでよい印象を与え、かつ、相手に伝えたいことが誤解なく伝わるようにするには、表情や手ぶり身ぶりを使いこなすことも大事です。下記のポイントをチェックしてください。 ・緊張で硬い表情になっていないか ・こわばった怖い表情になっていないか ・目はほほ笑んでいるか ・無愛想、無表情になっていないか ・画面に対して顔が大きすぎないか、または小さすぎないか ・反応をうかがう際は首を前に出したり、首を15度ほど傾けたりする ・口を大きく動かしているか ・相手と同じ動作をする「ミラーリング」で安心感を与える 対面の場合、人は無意識に、その場の空気やちょっとした表情の変化からたくさんの情報を読み取っているものです。しかし、オンラインミーティングでは、相手の姿は見えるものの情報量が少ない状態。相手が社内の人でも社外の人でも、対面とは違った配慮の表現を心がけましょう。
商談の場合はホストとしての心構えを
オンラインミーティングの相手が商談相手の場合、社内とは違った心配りが必要です。社外の人の場合はオンラインで初対面というケースもあり、ファーストコンタクトの印象がその後の商談を左右することもあります。ホストとして、アポイントのメールを送るところから手順を確認しておきましょう。 ・アポイントのメールを送る まずは依頼メールの送信から。アポイントが取れたらミーティングアプリを伝え、面識がない人にはオンライン名刺（または名刺のスキャン）を送ると親切です。 ・会議室を立ち上げる 慣れていないときは開始時間30分前には準備に入り、アプリが正常に機能するかどうか確認しておきましょう。慣れてきたら20分前などでも構いません。万が一のことを考えて、ホストの立場であれば、慣れていても遅くとも15分前だと双方安心です。 ・会議を開く 遅くとも予定時間10分前には会議室をオープン。入室許可は約束の時間で構いませんが、上司や先輩にも確認して行いましょう。会議が始まったら、まずは自己紹介をして自社側のスタッフも紹介します。 ・商談 本題の前にスモールトークとして軽い雑談をしてもOK。商談の進め方は対面の場合と同じです。 ・お見送り 一般的なマナーの観点からは、ホストが「本日はありがとうございました」などと声をかけてお見送りをすると相手も退室しやすくなります。相手の退室を待ち、ホストは最後に会議をクローズします。ただし、相手がなかなか退室しないときがあるかもしれません。その場合、ホストから「失礼いたします」ときちんとあいさつをして終了してもOKです。 オンライン商談は、あなたも相手もまだ慣れていないケースがあるかもしれません。マナーの形式として確立されていなくても、相手への心配りのマナーは変わりません。それを忘れなければ、自分も相手も安心して商談を進めることができるでしょう。 相手が社内でも社外でも、オンラインミーティングには確立されたこれといった一つの答えはありません。初めてのことや慣れないことには不安がつきものですが、経験を重ねることで、それが得意にもなってくる可能性があります。未来に向かって柔軟な気持ちでチャレンジしてみましょう。
文／構成・オトナンサー編集部
