驚くほど仕事に集中できるタスク管理術。その日のテーマを設定するだけで変わる！

日々のスケジュールを立てることは、生産性を高めるための重要な部分です。 タイムボックスを使ってスケジュールを詰め込むことができますが、時間の管理にはそれだけでは足りません。生産性を最大化するために、1日だけでなく週全体を分割することを考慮するべきでしょう。その秘訣は、仕事のテーマを設定することです。 1日のあらゆる瞬間にタスクからタスクへと飛び移る代わりに、似たようなタスクをまとめて特定の日に行なってみましょう。1日に類似タスクをまとめることで、その「ゾーン」に長く滞在し、そこで必要なことにだけ集中することができます。 もしやるべきことに何かしらの共通点がある場合、タスクからタスクへ移動しながらも、その日の作業の中心テーマに集中し続けることができます。

テーマ別の日を分割する方法とおすすめツール

生産性の専門家であるマイク・ヴァーディは、SaneBoxと共に生産性についての彼の考えを共有しています。それは「意図と注意」です。 もし同様のタスクを1日の間に完了するならば、あなたは意図（その日のテーマに設定した目標を達成すること）を持っています。そしてタスクからタスクへと集中を保っているのです。 具体的には、月曜日には事務的な仕事を行なうことが考えられます。メールの返信、新規メールの作成、電話対応、ミーティングのスケジュール調整などを月曜日に割り当てましょう。火曜日はブレインストーミングやデザインなどの創造的な活動に充て、水曜日はリサーチに当てることも考えられます。 デロイトトーマツのエンジニアリング・ディレクターであるLeonard Alexandru氏は、日ごとにテーマを設ける価値について書いています。 毎日複数のプロジェクトに時間を割くのではなく、プロジェクトごとに曜日を決めて、マネジメントに重点を置くプロジェクトに丸1日を割り当て、マーケティングやコミュニケーション、セールスなどに重点を置くプロジェクトは別の曜日に…などと割り振る方法です。 Alexandru氏は、各日のテーマをカレンダーソフトに1日中のイベントとして設定することをおすすめしています。これにより、各日に何に集中すべきかをページのトップにリマインダーとして表示されます。 たとえば、木曜日がクライアントミーティングの日であると分かっていれば、その日の優先事項を決定する際の不安を解消できるはず。これにより意思決定の疲れが軽減され、忙しい週の中でどの活動をどのスロットに入れるべきかを考える必要がなくなります。 物理的なカレンダーに書き込むことも効果的 カレンダー（Google Calendarなど）が時間の管理と日ごとのテーマ設定に役立ちますが、物理的なカレンダーを併用することも検討してみましょう。書き込むことで、より記憶に残りやすくなります。 おすすめは以下のようなカレンダーです。 1. ウィークリープランナー：各平日に大きなスペースがあり、各日のテーマを目立つように書き込むことが可能。ただし、週をまたいでテーマを変更する場合はページをめくる必要があります。 2. ノートブック型プランナー：各日とフルサイズの月があるページで、プロジェクトとそのタイムラインを視覚化するのに役立つ。 3. デイリープランナー：1ページに1日のすべてを詳細に予定を書き込める。優先度の高いタスクを設定するスペースもあるため、テーマをここに書き込むことが可能。 ──2023年8月23日の記事を再編集のうえ、再掲しています。 Source: SaneBox Blog, LinkedIn