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リモートワークの必需品「会議システム」活用術と注意点【#コロナとどう暮らす】

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日刊ゲンダイDIGITAL

【アフターコロナ 新サバイバル生活の知恵】#13  コロナでリモートワークが主流になり、楽になったと喜んでいる場合ではありません。おじさんたちは悪戦苦闘しています。  会社員の菅原郁夫さん(仮名・66歳、総務部勤務)は、「娘に聞いてオンライン会議システムのZoomやWebex Meetings、Webex Teams、Microsoft Teams、moreNOTEなど全部、網羅して、なんとか株主総会をこなした。年齢を理由に解雇されないよう頑張ったよ」と自慢しています。でも、実は同居の娘に嫌がられながらもしつこく質問して、必死だったと言います。  会議や株主総会はZoomを使ってWebで実施している会社が多いようです。Webexもほぼ同じ使い方です。パソコンさえあれば事前にZoomなどのアプリをインストールしておけば、相手から自分のメールに送信されたリンク先(招待状)をクリックすると入室できます。「参加」を押すと、カメラの画面が出てきて話すことができます。  注意点は登録する名前です。「取締役会に参加するのに、娘が使っているZoomを使わせてもらったところ、事前に登録した娘の名前と娘の写真が常に出ていて顰蹙を買った」と菅原さんが振り返ります。Facebookで登録などを押すと、その写真などで登録されます。「参加」をクリックすると自分の顔が出ますが、消すと登録名前&写真が出ます。  また、「ミュート」にしていないと、奥の部屋で騒いでいる家族の声ばかりか、PCを操作している小さい音も全部、相手に聞こえます。  主催者の菅原さんはスケジュール設定しますが、海外のサマータイム時間の設定を間違え、海外支社が参加したら終了していたこともあります。  講演や株主総会などの出席はGoogle Formsで、すでにある「イベント出席」「連絡先情報」から選んでもいいし、「無題のフォーム」から質問や出席などの数個の質問項目を入力すると簡単に作成できます。回収されると自動で集計、その場で多数決をとるアンケートや講義後、質問を確認するのに便利です。大事な資料はmoreNOTEに送信、保管されている過去の議事録も確認できます。  新ソフトは使いこなす前に次々に登場しストレスがたまります。AI化が進むなか、一つずつでもチャレンジして慣れておきましょう。 (柏木理佳/生活経済ジャーナリスト)

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