仕事の遅い人が誤解している時間・タスク管理の方法

締め切りが迫っているのに仕事が山積みになっていて、アップアップしていることってありませんか。もしかしたら、それは、時間を有効に管理できていないせいかもしれません。 時間管理がうまくできていないと、貴重な時間を失うだけでなく、結果的に不安やストレスを増大させ、ワークライフバランスを狂わせてしまいます。 ここでは、時間管理に関するありがちな間違いと、それを回避して生産性を高める方法を見ていきましょう。

1. 目標を設定しない

目標が無いまま漫然と仕事をしていると、モチベーションも生産性も低下します。スマホやゲームなどで気が散りやすく、時間管理がうまくできません。 回避策： 目標を設定し、それにコミットすることで、方向性が定まり、タスクを完了するためのモチベーションが生じます。目標を達成するために、集中力を高め、時間や資源を上手に管理できるようになります。 しかし、すべての目標が等しい価値を持つわけではないことを忘れないでください。 SMART（Specific：具体的、Measurable：測定可能、Attainable：達成可能、Relevant：関連性がある、Time-bound：時間的制約がある）を満たす目標は、具体的でない目標よりも良い結果をもたらします。 この主張を裏付ける研究がいくつかあります。ケープ・コースト・メトロポリスの銀行セクターで行われた研究では、具体的でやりがいのある（しかし達成可能な）目標を設定することで、従業員のパフォーマンスが向上することが明らかになりました。 つまり、「初めての小説を完成させる」という目標ではなく、「初めての小説を毎月少なくとも1章完成させる」というSMARTのバリエーションを使うのです。その方がより具体的で、チャレンジングであり、目標に期限を設定することができます。

2. 優先順位をつけない

タスクの優先順位がわかるToDoリストがないと、無計画にタスクに飛びつくことになり、1日の終わりには未完了のタスクとフラストレーションが山ほどたまってしまいます。 これは、時間が足りないのではなく、時間をうまく管理できていないせいです。 回避策： ToDoリストで、タスクに優先順位をつけ、タスクの重要性と緊急性に基づいて時間を割り当てることで、時間をうまく管理することができます。やり方は以下のとおりです。 タスクをリストアップして優先順位をつけるアプリの中から自分に向いているものを見つける。 1日で、あるいは1週間でやるべきタスクをすべてToDoリストに書き出す。 ランキングシステムを使って、重要度と緊急度を基準にランク付けをする。 もっとも重要で緊急性の高いタスクを上に、重要度で緊急性がもっとも低いタスクを下に配置する。 もっとも重要で緊急性の高いタスクからはじめて、リスト上のタスクを上から順番にこなしていく。