やる気が出ない日に最初に処理すべきタスクとは？

1日にやらなければならないことがいくつもあるとき、生産性に弾みをつけるには、どうすればいいのでしょうか？　 いくつかのアプローチがあります。 1つは「カエルを食べる（“eat the frog”）」です。つまり、一番厄介で骨の折れる仕事を真っ先に片付けてしまうやり方です。 もう1つは、まずはとりわけ簡単なものをさっさと終わらせてしまう方法。 人によっては、後者のやり方のほうが適しているかもしれません。その理由をご説明しましょう。

簡単なタスクから手をつけるべき最大の理由は「集中力」

「カエルを食べる」戦法を選んで、難しいタスクに真っ先に取りかかる場合は、そのタスクにひたすら集中して、すべてをやり終えることになります。 この場合の問題は、メールに返信したり、ミーティングの予定を組んだりといった細々としたことが、しつこく頭の中を飛び回って邪魔をしてくることです。 これらのほかにもいろいろな用事がいくつもあって、そのことで頭がいっぱいなら、なおさら集中できなくなるでしょう。 こうしたことを先に片付けておけば、いざ骨の折れるタスクや、時間のかかるタスクに取り組むときには、進路に余計なものがない状態で、ディープワークに入っていくことができます。 このやり方がうまくいく2番目の理由は、ToDoリストの項目を片付けたときに得られる達成感のおかげで、やる気に弾みがつくことです。 確かに小さなことですが、その達成感は、気分的にはとても大きいものです。 「仕事を簡単に完了させた」という満足感で、次の仕事に快調に進むことができるでしょう。

タスクの大小の決め方は？

怖気づいてしまったり、後回しにしてしまったりするタスクとは、一般的には「頑張らないと完了できなそうなタスク」でしょう。 ですが、実際には必ずしもそうとはかぎりません。 たとえば筆者の場合、大きなプロジェクトに集中して取り組むのは得意ですが、メールに返信したり、請求書をファイルしたりといったメンテナンス的な仕事は苦手。 腰を据えて長い文章を書くのには苦労しませんが、一方で1ページだけの文書であっても、締め切りまでに時間に余裕があれば、何週間でも先延ばしにしてしまうことも。 そして結局、いざ取りかかってみると、頭を使う必要もほとんどない「15分で終わる作業」だったことがわかるわけです。 達成感や爽快感を得られるものを積極的に！ 1日の最初にこなす小さなタスクを選ぶときのポイントは、「簡単そうだが、ある種の達成感をもたらしてくれるもの」にすることです。 終わったときに爽快感が得られるのであれば、そのタスクが簡単かそうでないかは問題ではありません。そのための簡単な方法は、あまり気乗りしないタスクを敢えて選ぶこと。 重要度に応じた判断も大切 また、タイムリーさや重要さに合わせてタスクを分類する習慣を身につけるのも大切です。 アイゼンハワーマトリクスやカンバンなどのシステムを使って、本当にやらなければならないことを把握し、そのカテゴリーから、効率よくさっと完了できそうなタスクを選んで片付けること。 そして、その達成感に浸りながら、より難易度の高いタスクに取り組んでいきましょう。 ──2023年11月2日の記事を再編集のうえ、再掲しています。 訳：ガリレオ