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テレワークを導入した会計事務所の変化 「社内メールはほとんど利用しない」

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マネーポストWEB

 外出自粛要請が出て以降、テレワークを導入する企業が増えているが、実際に導入した企業はどのような苦労を乗り越え、そして定着させていったのか。ここでは、ネクスト・プラス(長崎市諫早市)の事例を紹介しよう。 テレワークを迅速に導入したネクスト・プラス代表の東大智氏

ITツールの設備投資には国の助成金も活用

 ネクスト・プラスは長崎県諫早市にある会計事務所。テレワーク導入のきっかけは、代表の東大智氏の自宅が長崎市にあり、オフィスに出社しなくても仕事ができたら、というシンプルな願いからだった。東氏が語る。

「2017年にオフィスを新築したのですが、計画の段階から社員全員分の座席を用意せず、オフィスでなくても仕事ができるようにする、という方針を掲げました。クラウドサービスやクラウド会計ソフトが出回り始めたのもよいタイミングでした。設備投資には国のテレワーク推進助成金も利用しました」

 会計事務所の業務は顧問先の記帳業務と決算書作成がメインだ。元となる資料は顧問先にあり、集計と入力は自宅でもできる。オフィスには慣例として通っているだけで、なくても問題ない、というのが東氏の考えだ。

 しかしスタッフには戸惑いもあった。今までオフィスでするのが当たり前だった業務を、どうすれば在宅勤務で可能になるのか分からない。

「そこで、スタッフ3~4人でテレワーク導入のトライアルチームをつくって課題を洗い出し、全社的なテレワークの仕組みをつくり上げていきました。自宅にネット環境が整っていないスタッフにはモバイルWi-Fiの貸し出しも行いました」(同社の本多由美子氏)

 テレワーク導入にはもうひとつハードルがあった。紙の資料の存在である。顧問先から入手する帳票類などの資料はFAXかコピーだったのだ。そこで同社では、顧問先に資料のもらい方の変更を依頼した。テレワークを推進するためには顧問先の協力が不可欠と判断したからだ。

「クラウドでやり取りする電子会議室を導入し、紙でもらっていた資料は写真かPDFでもらうようにし、手書きの資料はエクセル入力への変更をお願いしました。FAXはインターネットFAXを利用することでPDF変換され、メールで届くようになりました」(東氏)

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