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Withコロナ時代の仕事の悩み…週に数日の在宅勤務が続く取引先相手に対するビジネスマナーは?

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Suits-woman.jp

働く堅実女子のためのビジネスで役立つマナー、今週は野島いおりさん(仮名・IT関連会社勤務・28歳)からの質問です。 「私は通常出勤で普通にオフィスで仕事をしていますが、取引先のお客さまには、週に何日かの在宅勤務が続いている方もいます。打合せや会議などは、どのようなマナーで仕事を進めていけばよいでしょうか?」 新型コロナウイルスの感染が始まって以降、本当に働き方が変わっていきました。部署により完全リモートワークにシフトした企業、通常出勤に戻った企業などさまざまあり、取引先が多いほど「弊社の事情」が通用しないシーンも多いでしょう。Withコロナの今、新しいビジネスマナーにはどのようなものがあるか、鈴木真理子さんに教えていただきましょう。

まずはメールでお伺いを立てる

今回は、相手が取引先、つまりはお客さまだと仮定してお話していきましょう。従来のビジネスマナーであれば、直接訪問がもっとも丁寧な対応で、次に電話、最後がメールとなります。しかし、 今は対面より電話やメール、WEB会議が好まれると思います。 外出自粛が解かれたとはいえ、リスク対策をして職場を2チームに分けて交代制を取っていたり 、テレワークと出勤を週に2~3日ずつにしたり、時短勤務制にしたり、 先方がどのような働き方をされているかわからないですよね。 そういうときには、 いきなり電話をかけるよりも、メインの連絡手段をメールするのがよいでしょう。 在宅ワークになっている場合、たとえば家族と一緒にいて、小さなお子さんがようやく寝てくれた、なんてこともありえますよね。いきなり電話がかかってきて、起きて泣いてしまって仕事にならない……なんてことにもなりかねません。

コロナ禍のビジネスメールの送り方は?

取引先、お客さまということは、こちらは仕事をいただく立場です。そういうときには、相手の意向に沿って手段を選ぶというのがマナーになります。 まずはメールで、「お変わりなくお過ごしでしょうか。ご連絡をしたいのですが、今どのような状況でいらっしゃいますか」などと問いかけ、相手からの返信を待ちましょう。 また、電話で話したいことがあれば、まずはメールで都合を聞きます。 「できましたらお電話で話したいことがあります。こちらからおかけしますので、お電話番号とタイミングがよい日時を教えてくださいますか?」と尋ねてみてください。 電話番号を聞くのは、会社に出社しているのか在宅勤務なのか分からないためです。 在宅勤務中なら携帯電話番号を指定されるでしょう。 そして約束の日時になれば、相手は電話を受ける環境を整えて待っていてくれます。

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